Os projetos são utilizados pelos gestores para diversas finalidades, sendo a mais comum: gerenciar tarefas dentro de sua equipe. A partir dessa ferramenta o gestor consegue acompanhar o andamento de cada uma delas e entender em qual estágio o projeto se encontra.
Visualização Central de Iniciativas
Na Central de Iniciativas existem três tipos de visualização, a depender de qual análise ou acompanhamento você deseja fazer, são elas: Portfólios, Projetos e Tarefas.
Portfólios: É a visão macro da Central de Iniciativas. Dentro dos portfólios existem diversos projetos.
Caso você esteja dentro de um projeto e deseje voltar para a visão de portfólio, basta clicar no botão que fica na barra superior, no lado direito da tela.
Para transitar entre os diversos portfólios a que se tem acesso é necessário abrir a lista de seleção que fica logo abaixo do botão anterior. Nela é possível buscar e visualizar todos os portfólios que o usuário tem permissão de visualizar.
Podemos optar por visualizar o portfólio de duas formas, em kanban ou timeline, para selecionar o formato desejado é necessário acionar os botões que ficam abaixo da lista de seleção dos portfólios.
Projetos: Os projetos estão dentro de um portfólio, e dentro deles existem diversas tarefas:
Ao acessar essa página, também existe uma maneira de transitar entre os projetos. Para isso basta abrir a lista de seleção, onde estão listados todos os projetos que o usuário tem acesso.
Diferente dos portfólios, aqui não existe a opção de visualização no formato timeline, mas é possível utilizar uma outra funcionalidade para gerenciar as tarefas do projeto. Além da visualização convencional, que é a imagem acima, é possível criar KPI’s, clicando no botão ao lado de tarefas, que são indicadores utilizados para mensurar o atingimento de determinada meta das tarefas.
Tarefas: São a visão “micro” da Central de Iniciativas. Elas estão dentro de um projeto, que está dentro de um portfólio. Tem a intenção de subdividir as atividades dos projetos e delegar a função a algum colaborador para cumprir uma etapa do projeto. Para acessar as Tarefas o usuário pode tanto clicar nela na visualização kanban do projeto, como também pode selecionar o ícone , na barra superior direita, que leva para a listagem de todas as tarefas que estão atribuídas ao seu usuário:
A visão que se tem é bem diferente da vista em portfólios e projetos, mas a intenção é dar ao usuário a noção de todas as pendências que ele precisa cumprir.
Clicando no nome das tarefas o colaborador tem acesso ao pop-up onde ele verifica as datas previstas, etiquetas, descrição, checklist, anexos, etc. É a visão mais aprofundada sobre tudo que envolve aquela tarefa.
Como criar um projeto?
Para criar um novo projeto, o primeiro requisito é ter acesso à Central de Iniciativas e possuir a permissão de Membro ou Proprietário do Portfólio.
Após isso, basta clicar no botão Novo projeto, que está disponível em qualquer etapa do portfólio:
Assim, a plataforma exibe um espaço em branco onde deve ser digitado o nome do projeto. Feito isso o projeto está criado e pode ser acessado ao clicar no card:
Informações gerais de Projetos
Os projetos estão dentro de um portfólio, e dentro deles existem diversas tarefas. De modo geral, eles são utilizados para agrupar Tarefas que tenham um objeto em comum.
No Kanban do projeto é possível ver todas as tarefas, o progresso do total do projeto e filtrar as tarefas a serem exibidas. Nessa visão, também é possível mover as tarefas de etapa, basta clicar no card da tarefa e arrastá-la para a etapa desejada.
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Importante: As tarefas arquivadas não são mostradas, para exibi-las basta selecionar o filtro Arquivadas em Situação. |
Para criar novas tarefas basta clicar no botão +Nova Tarefa que fica na parte inferior das raias de etapas.
Um campo em branco será exibido, assim, basta digitar o nome desejado para a tarefa e usar a tecla Enter para concluir a ação.
Clicando no card de alguma tarefa, é exibido o modal de Tarefas.
Nele é possível ter acesso a todas as informações dessa tarefa. Dessa forma conseguimos atribuir um usuário responsável, inserir datas de início e fim, adicionar etiquetas, inserir descrição, criar uma Checklist, adicionar anexos, orçamento, comentários e visualizar o histórico de ações.
Na barra superior do modal, existem algumas ações importantes para o gerenciamento das tarefas no projeto.
Inicialmente, conseguimos visualizar o “endereço” dessa tarefa, ou seja, projeto > etapa do projeto onde essa tarefa está localizada. Veja que na etapa do projeto é possível expandir um lista com todas as etapa deste projeto e move-lá de etapa selecionando a desejada.
No ícone é possível ter acesso ao tutorial de aprendizagem do modal e, em seguida, temos acesso a uma lista de seleção onde é possível alterar o status desta tarefa.
A utilização dessa etiquetagem é importante, sobretudo, para um bom gerenciamento do andamento do projeto. Vale lembrar que, essa etiquetagem, é refletida também no módulo da Central de Estratégias.
Por fim, no menu de pontinhos, é possível seguir, espelhar , Requisitar validação e excluir essa tarefa.
A criação de etapas é feita através do botão ➕que se encontra no extremo direito da lista de etapas:
Ao clicar irá abrir uma caixa de texto, para inserir o nome da etapa. Também é possível cancelar a criação de uma etapa clicando no botão ✖️.
Para excluir uma etapa do projeto, o usuário deve clicar no menu de pontinhos ao lado do nome da etapa.
Um modal de confirmação irá aparecer solicitando a confirmação da ação.
ATENÇÃO! Ao confirmar a exclusão de uma etapa, todas as tarefas também serão excluídas. |
Como atualizar as informações de identificação do projeto?
Para acessar as configurações do projeto deve- se clicar na “setinha pra baixo” ao lado do nome do projeto.
Após isso, será aberto um pop-up onde será possível modificar as principais informações do projeto.
Na parte superior do modal temos configurações de Etapa, Status e mais algumas no menu de três pontos.
No canto superior esquerdo, temos etapa na qual o projeto se encontra em relação ao portfólio. Ao clicar, é possível visualizar as demais etapas, bem como mover o projeto, sem que seja necessário voltar a página do portifpolio:
Já no campo do canto esquerdo, podemos selecionar o status daquele projeto em 3 opções: Ativo, Concluído ou Arquivado.
Observação: Para alterar a situação de um projeto o usuário deve ter, no mínimo, a permissão de membro do portfólio. |
Projetos concluídos ou cancelados são exibidos no portfólio apenas através dos respectivos filtros.
Além disso, temos os campos início e limite, os quais são utilizados para definir as datas previstas onde as iniciativas deste projeto serão realizadas.
Já no Menu de Três Pontos, possuímos as opções de: 1) Definir aquele projeto como um Template, ou seja, como um modelo a ser replicado em novos projetos; 2) Aplicar template, caso algum outro projeto já tenha sido definido com um modelo; 3) Mover de portfólio; 4) Desdobrar o projeto; e 5) Excluir o projeto.
Agora, falaremos sobre cada uma das abas do modal de edição do projeto: 1) Geral; 2) Formulários; 3) Orçamento; 4) Vínculos; e 5) Histórico.
Como atualizar e criar projetos em massa via planilha de importação?
Outra maneira de atualizar ou criar projetos em massa é com a nova funcionalidade de Planilha de Importação de Projetos. Caso tenha ficado interessado, confira o seguinte artigo que explica o passo a passo de como utilizar essa super funcionalidade: Como importar projetos em massa para o meu Portfólio?
GERAL
Na aba Geral, o campo “descrição” serve para que o gestor possa inserir a descrição do projeto, ou seja, identificá-lo com o motivo, razão, finalidade, etc.
Ao lado, os campos de Permissões do Projeto, nos quais iremos definir qual o papel de cada colaborador naquele projeto:
O primeiro, é o campo GERENTE, usuário que será responsável por gerir as iniciativas daquele projeto. Esse usuário aparecerá como filtro no portfólio e relatórios, além de poder executar qualquer ação dentro do projeto.
Em seguida, o campo ADMINISTRADORES, os quais podem adicionar, editar e excluir qualquer elemento no projeto.
Depois os MEMBROS, que executam qualquer ação, exceto editar as informações gerais, anexos e orçamento.
E por último, os COLABORADORES EXTERNOS, que veem e editam apenas as tarefas e KPIs nos quais estão atribuídos. Não conseguem visualizar o projeto.
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OBSERVAÇÃO:COLABORADORES EXTERNOS Deve ser utilizada quando os usuários irão executar tarefas e/ou acompanhar KPIs do projeto, mas por razões de confidencialidade não devem ter acesso a outras informações do projeto. |
Ainda nesta aba, ao final dos permissionamento, temos as opções de classificação por campos.
Os Campos são criados na página do portfólio. Para isso, é necessário seguir até o portfólio e clicar em Criar campo.
Ao clicar no botão, irá aparecer no lugar uma caixa de texto para inserção do nome do campo. Para concluir a criação do campo basta utilizar a tecla Enter ou clicar na bolinha que aparece no canto superior direito.
Após o campo criado, basta clicar em cima do mesmo para abrir um pop-up para criação das opções dentro deste campo.
Com as opções criadas, é possível editar o projeto e selecionar os campos que fazem sentido para o mesmo.
No card do projeto será exibido o valor do campo que foi selecionado anteriormente.
ATENÇÃO! Essa opção só aparecerá para os usuários que tenham, no mínimo, a permissão de membro de portfólio. |
FORMULÁRIOS
A segunda aba, é onde podemos ver os Formulários das etapas:
ORÇAMENTO
Na terceira aba, podemos visualizar as informações sobre o Orçamento do projeto, podendo ou não ser vinculado aos orçamentos das tarefas daquele projeto ou não.
Caso o checkbox "Importar de tarefas" não esteja marcado, os valores deverão ser inseridos manualmente nesta aba. Ao importar o orçamento, o orçamento do projeto passa a ser a soma dos orçamentos de cada tarefa presente no projeto.
Observação: Ao se atualizar o orçamento de uma tarefa, quando o orçamento do projeto foi importado das tarefas, o valor do orçamento do projeto é atualizado automaticamente. |
VÍNCULOS
A quarta aba se refere ao vínculos que o projeto possui em relação as demais centrais ativas na plataforma. Com um símbolo para cada central, é possível visualizar apenas os vínculos dos quais o usuário logado tem permissionamento para tal.
ANEXOS
Na quinta aba, é possível inserir e visualizar os anexos daquele projeto:
HISTÓRICO
E a última aba, temos o histórico do projeto, na qual podemos verificar as quem e quais ações foram tomadas:
Integração Central de Iniciativas + Central de Ideias
A integração entre ideias e iniciativas pode ocorrer quando uma ideia está no status “Em Implantação” através do botão “Gerenciar via Iniciativas”, também é possível enviar uma ideia para ser gerenciada no iniciativas no mesmo instante que estamos enviando-a para a fase “Em Implantação”.
Observação: é possível criar vários projetos/tarefas por ideia. |
Quando uma ideia está na etapa “Em Implantação”, o botão “Gerenciar via Iniciativas” é liberado.
Ao clicar no botão, um pop-up será exibido:
Aqui, o usuário pode definir se gerencia a ideia pela a Central de Iniciativas como um projeto e, para isso, deve haver um portfólio previamente criado. Também pode gerenciá-la como uma tarefa e, para isso, deve haver um projeto previamente criado.
Após a criação, o projeto/tarefa será identificado na central de iniciativas e também na ideia. Ao clicar no link, o usuário será redirecionado para a página do projeto/tarefa na central de iniciativas.
Na Central de Iniciativas, é possível identificar projetos que são provenientes de ideias. Eles são identificados pelo ícone 💡. O ícone é clicável, redirecionando para o modal do projeto, na aba Vínculos.
No card das tarefas também é possível identificar se elas são provenientes de ideias, e, clicando neles, ser redirecionado para a página da ideia na Central de Ideias:
Integração Central de Iniciativas + Central de Startups
Projetos e tarefas do Iniciativas poderão ser criados a partir do relacionamento com startups nos funis.
A ação é executara pelo botão 'Vincular Iniciativa' no modal da startup no funil. Apenas editores do funil e superusuários visualizam o botão.
Ao clicar, é exibido um modal no qual o usuário decide se deseja vincular a um projeto já criado, ou se criará um novo projeto.
- Projetos só podem ser criados em portfólios nos quais o usuário seja membro ou proprietário.
Ao selecionar um dos projetos já criados, o seguinte modal de confirmação é exibido e, para finalizar a ação, basta clicar em "Vincular projeto".
Se decidir por criar um novo projeto, após clicar no botão "+ Criar Novo Projeto", basta preencher os campos de portifólio, etapa e nome do projeto e finalizar clicando em "Criar Projeto". Um modal de confirmação da criação aparecerá.
No funil é indicado quais startups têm projetos ou tarefas associadas por meio do ícone mostrado a seguir. O ícone é clicável e te redirecionará para a página do projeto, em outra aba.
No modal da startup, a iniciativa aparece como um card que também funciona como link para os usuários com acesso.
| Observação: Iniciativas só aparecem quando o modal é aberto pelo funil (base e IA não). |
Para desvincular o projeto, basta clicar no ícone de x que aparecerá ao passar o cursor no card do vínculo.
Em seguida, confirme o desvinculo no modal:
| ATENÇÃO: Por enquanto só é possível integrar uma iniciativa. Após a criação de um projeto/tarefa o botão 'Criar Iniciativa' deixa de aparecer. |
Na central de Iniciativas, projetos e tarefas criados a partir de funis são indicados pelo ícone de foguete que também funciona como link para os usuários com acesso ao funil.
| Atenção! Os links de redirecionamento estarão disponíveis somente para usuários que tenham permissão de visualização da respectiva central. |
Existem alguns casos especiais de interações entre as centrais que irão afetar as iniciativas criadas.
Central de startups
Excluir funil: ao se excluir um funil o projeto/tarefa continua a existir, mas perde o link com o funil de origem, ou seja, não haverá mais a identificação do lado de startup desta iniciativa, bem como, do lado de iniciativas.
Remover startup do funil: mesmo comportamento ao se excluir um funil.
Central de Iniciativas
Excluir projeto/tarefa: a iniciativa deixa de existir e todos os links associados a ele no funil são removidos. O botão “Criar iniciativa” volta a aparecer no modal de startup.
Como utilizar KPI's dentro de Projetos?
Ao abrir um projeto, existem dois botões no canto superior direito, na direção do nome, um deles é o KPI:
KPIs são ferramentas de gestão para se realizar a medição e o consequente nível de desempenho e sucesso de um determinado processo dentro de um projeto. Ao clicar neste botão de KPI, se já existir algum KPI criado, irá mostrar dessa forma:
E se não existir nada criado, o que aparecerá será a seguinte tela:
Clicando no botão “Novo KPI”, teremos a criação de um KPI do zero. Para realizar essa criação é necessário informar, o nome do KPI, uma breve descrição sobre o que será medido com ele, a unidade métrica que fará essa medição, quem será o responsável por ele, sendo possível inserir somente um responsável, e as etiquetas que foram criadas anteriormente podem ser definidas para serem usadas no KPI:
Na etapa de metas é definido a data de fechamento, e qual será a meta que deverá ser atingida nesta data. Aqui é possível criar mais de uma meta com novas datas, e com base nas metas é possível definir 3 status por porcentagem de alcance dela, sendo eles um vermelho, significando que a meta não foi atingida, um amarelo, sinalizando que está perto de atingir, e um verde sinalizando que foi atingido:
Quando o KPI é criado a visualização que existe dele será a seguinte:
O campo real é editável, sendo colocado o que foi feito até a data definida. Com base nas porcentagens configuradas isso fica vermelho, amarelo ou verde, dependendo do quanto foi atingido do total, exemplo:
Clicando no botão “Nova medição”, que fica no canto inferior direito, é possível inserir uma nova data e uma nova meta que deverá ser atingida:
É possível excluir um KPI pelo botão da lixeira:
Também é possível editar um KPI clicando no botão do lápis e, ao clicar nele, abrir um modal igual ao de criação para realizar a edição.
A marcação que possui nele das quantidades realizadas, sempre considera a última métrica colocada nele. Com isso, temos um KPI criado e realizando as medições conforme a configuração.
Como gerenciar os Meus KPI's?
Na plataforma existe a possibilidade de visualizar todos os KPIs que estão sob a sua responsabilidade. Cada usuário possui os devidos KPIs vinculados a ele, que podem ser vistos nessa página. Para ter essa visualização, basta entrar na central de iniciativas e clicar no seguinte botão:
A página é separada por projetos que possuem KPIS de sua responsabilidade:
Ao clicar em cada projeto é possível ter a visualização completa do KPI:
Nessa página também é possível filtrá-los por projetos, etiquetas e por situação:
E é permitido criar KPIs, pelo botão “Novo KPI”:
A única diferença na criação do KPI é que abre um campo, logo após o nome, para selecionar em qual projeto esse KPI deve ser adicionado:
Cada usuário possui uma visualização única dessa página, que fica por conta de suas responsabilidades dos KPIs.
Etiquetas e Filtros
Na Central de Iniciativas existem algumas etiquetas que são de grande valia para identificar e filtrar os projetos dentre as várias iniciativas em execução, abaixo veremos cada uma delas.
O card do projeto, que é exibido na tela do portfólio que ele faz parte, as seguintes etiquetas são exibidas.
O gerente do projeto tem sua foto de perfil exibida ao lado do nome do projeto.
A data de término do projeto é exibida no card quando o projeto está “vencido”, ou seja, quando a data atual é maior que a data de término.
O valor do orçamento realizado é exibido no lado direito card no projeto.
Em laranja, é exibido os labels que aparecem no rodapé, eles são selecionados dentro do projeto de acordo com os filtros criados no portfólio.
Caso haja algum KPI abaixo do previsto irá aparecer um ícone vermelho no canto esquerdo do card mostrado na tela do portfólio que este projeto pertence. Caso os KPIs estejam com o valor dentro do previsto o ícone será exibido na cor verde.
A barra de progresso é preenchida ao passo que as tarefas do projeto vão sendo concluídas.
Já dentro do projeto, existem filtros específicos para classificar as tarefas em cada etapa. Por exemplo:
Data início e Data limite: Permite a filtragem das tarefas exibidas pelas suas datas de início e limite. É possível escolher uma data específica ou um período em que a data deve estar
Responsáveis: Permite filtrar as tarefas exibidas pelos seus responsáveis.
Etiquetas: Permite filtrar as tarefas exibidas com base nas etiquetas aplicadas. OBS: As etiquetas são criadas dentro do modal de tarefas.
Situação: Permite filtrar as tarefas exibidas com base na situação arquivadas, concluídas, em andamento e não iniciadas, que devem ser definidas dentro do modal de tarefas.
Permissionamento de usuários
Colaborabores externos:
- Podem visualizar e editar tarefas nos quais estão atribuídos.
- Podem visualizar e editar KPIs nos quais estão atribuídos.
- Não visualizam o portfólio e o projeto.
Membros
Podem visualizar a configuração do projeto, mas não podem alterar nada.
Podem criar, excluir e mover tarefas, inclusive tarefas criadas por outros usuários.
Podem criar e excluir etapas, inclusive etapas criadas por outros usuários.
Podem visualizar KPIs, mas não podem criar.
Administradores
Tudo que os membros podem fazer;
Podem editar a configuração do projeto, incluindo alterar o gerente, adicionar novos administradores e membros.
Podem criar KPIs.
Gerente
Tudo que os administradores podem fazer;
Sua foto aparece no card do projeto dentro do portfólio.
Formulário
Para criar um formulário em um portfólio na Central de Iniciativas, é necessário ir até o Menu de Engrenagem 👉 Formulários Gerais 👉 Central de Iniciativas.
Após acessar essa aba, é possível criar um novo campo em algum template de formulário já existente, ou ainda criar um novo template de formulário do zero.
Para criar, é só clicar no botão indicado, que ficará ao final da página:
Já para editar algum template de formulário existente é necessário clicar nos 3 pontinhos, sinalizado abaixo, e em seguida Editar.
Para criar um campo novo adicional, dentro de um formulário já existente, é só clicar no botão Adicionar Novo Campo e preencher a pergunta que deve ser respondida pelo usuário, definindo o tipo de campo listado como passível de anexo, texto, data etc. e definindo se é um campo obrigatório de preenchimento ou não.
Logo após a atualização do formulário, ele estará disponível para seleção em qualquer raia do portfólio, através do ícone dos 3 pontinhos.
Após isso, é só selecionar o template escolhido para o seu preenchimento ser exigido quando um projeto evoluir de etapa.