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Primeiros Passos - Administrador do Programa

Larissa Bersot
Atualizado

Nesse artigo, temos as principais informações que são necessárias para utilização da plataforma no dia a dia. A partir do índice abaixo você poderá ir até o tópico específico da sua dúvida. Para isso, basta clicar na opção que melhor se encaixa a sua necessidade😉

 

Acessando a plataforma

Temos um artigo contendo todos cenários de acesso:  Como realizar Login na Plataforma.

Como cadastrar um usuário?

Hoje existem algumas formas de cadastrar e atualizar usuários na plataforma Innovate. É possível:

  1. Atualizar em massa, utilizando uma planilha de importação;
  2. Manualmente, direto na página de edição de usuário; e
  3. Através da integração automática (AD).

Por meio da planilha de importação

O 1º passo para fazer o cadastro ou atualização em massa dos colaboradores é preencher a Planilha Modelo de Importação, disponível no Menu de Engrenagens 👉 Usuários 👉 Importar Usuários.

Nela, apenas os campos Nome, Username, Departamento e Ativo são de preenchimento obrigatório, os demais são opcionais e servem para complementar o cadastro dos colaboradores.

Sobre a planilha, é importante saber que:

  1. O campo Username é a chave de identificação do usuário, na qual o sistema utiliza para identificar se já existe algum outro usuário com o mesmo username cadastrado na plataforma. Os dados mais comuns de serem utilizados nesse campo são o e-mail, CPF ou matrícula do colaborador.
  2. O campo Departamento se refere a área da empresa de onde o colaborador faz parte, e como pode ser utilizado no fluxo de aprovação, é muito importante que os gestores de cada Departamento também estejam bem mapeados.
  3. O campo Senha não é obrigatório porque caso a planilha seja importada com esse dado em branco, uma senha aleatória será criada automaticamente para o colaborador. Optando por preencher esse campo é necessário que a senha cumpra os seguintes requisitos:
    1. Ter 6 caracteres ou mais;
    2. Conter ao menos uma letra maiúscula;
    3. Conter ao menos uma letra minúscula;
    4. Conter ao menos um número;
  4. A coluna Ativo indica se o colaborador deverá ser atualizado ou inativado, para isso, coloca-se 1 para Atualizar/Cadastrar e 0 para inativar.

Após o preenchimento da planilha, basta fazer o upload clicando em Importar Planilha logo em seguida. Nesse momento o sistema fará uma leitura e irá identificar possíveis erros: username duplicado, e-mail no formato incorreto, senha com menos do limite mínimo de caracteres e etc.

Caso não aponte erros, uma nova tela irá aparecer indicando os novos departamentos e colaboradores que serão adicionados, atualizados ou inativados. Importante pontuar que ao identificar novos departamentos, automaticamente o sistema atribui o gestor do departamento padrão como o gestor destes novos que serão criados.

Nela também será possível atualizar as permissões de acesso aos colaboradores. Por fim, é só clicar em Importar sem enviar E-mail ou Importar e enviar E-mail para notificar ou não os colaboradores por e-mail, sobre o login e senha criados dentro da plataforma.

 

Por meio da integração AD

A integração automática de usuários permite que os colaboradores acessem o AEVO Innovate utilizando os mesmos dados que são usados para acessar aplicativos e sistemas internos da empresa como o Sharepoint, Intranet e etc. Com ela, ao invés de ter que ser criado um novo login e senha para o colaborador, são utilizados os mesmos dados do dia a dia, possibilitando assim um acesso mais fácil, seguro e transparente à plataforma.

Através dessa integração, a gestão dos usuários na plataforma também se torna mais fácil, uma vez que qualquer atualização no cadastro do colaborador dentro da empresa, exceto desligamento* (ver observação abaixo), são refletidos automaticamente na plataforma em cada novo acesso feito pelo usuário.

Na integração por AD, existe a vantagem de que o gestor não precisa cadastrar previamente ou atualizar manualmente os usuários.

Quando existe integração automática de usuário num ambiente, a cada novo login do mesmo, as informações são atualizadas automaticamente de acordo com os dados que estão no AD do cliente. Isso significa que qualquer mudança no cadastro do colaborador deve ser feita primeiro no ambiente do cliente para depois ser espelhada na plataforma.

*Observação: se um colaborador for desligado da empresa e automaticamente ele também estiver desligado no AD, essa inativação não é espelhada no cadastro do usuário na plataforma, ou seja, a inativação do usuário deve acontecer de forma manual pelo gestor dentro da plataforma.

 

Alteração manual

Essa é uma forma rápida e prática de realizar alterações ou criar alguns poucos usuários. Basta seguir o Menu de Engrenagens 👉 Usuários, aqui você tem acesso a lista de todos os usuários cadastrados na plataforma.

Na barra superior, no canto direito, você tem acesso a dois ícones. Com a 🔍, você terá acesso a filtros para encontrar usuários:

E o ícone ➕ que lhe direciona a página de criação de um novo usuário:

Nessa página, basta digitar as informações necessárias nos campos indicados e adicionar as permissões desejadas.

Também é possível aumentar a segurança do usuário ativando a opção autenticação de dois fatores.

 

A autenticação multifator (MFA) é um método de autenticação que requer duas ou mais formas independentes de verificação para confirmar a identidade de um usuário. Este método é adotado para melhorar a segurança de sistemas, protegendo contra acessos não autorizados, mesmo que as credenciais de um usuário sejam comprometidas.

Para saber mais, conheça nosso artigo:
🔐 Login mais seguro com a autenticação de 2 fatores (MFA) no AEVO

 

No final da página você encontrar as opções:

  1. Cadastrar sem enviar e-mail: ao clicar nessa opção o usuário será cadastrado sem receber o e-mail de cadastro; e
  2. Cadastrar e enviar e-mail: ao utilizar essa opção o usuário receberá um e-mail de confirmação de cadastro.

Para realizar alterações em usuários já cadastrados, basta pesquisar por ele na página de listagem e clicar no ícone Lápis✏️ que lhe direciona à página de edição do usuário, onde é possível alterar a informação desejada e, ao final, deve-se clicar em Salvar para concluir a ação de edição.

Se sua intenção é inativar algum usuário, você deve clicar no ícone ✖, assim, caso haja alguma pendência desse usuário na plataforma, um pop-up será exibido e deve ser indicado um usuário ativo para herdar as pendências do usuário inativado:

Para concluir a ação basta clicar no botão "Escolher responsável", dessa forma você conclui o processo de inativação.

 

Como configurar uma campanha?

Para ser direcionado a página de edição e criação de novas campanhas, basta ir ao Menu de engrenagem 👉 Campanhas.

Selecionada a opção, você terá acesso a listagem de todas as campanhas atualmente ativas, podendo filtrar, inclusive, as que já foram finalizadas, pelo ícone da “Lupa” 🔍.

Através da coluna “Ações”, você ainda pode:

  • Inativar a campanha, clicando no ícone ✖️
  • Ir até a página de edição clicando no ícone ✏️
  • Enviar um e-mail informativo sobre a campanha no ícone ✉️
  • Visualizar o kanban de ideias em cada etapa do fluxo de aprovação
Observação: se a campanha ainda não tiver recebido ideias, ao clicar no X você a excluirá permanentemente, não podendo resgatá-la posteriormente.

 

Aba Campanhas: Informações Básicas


  • Identificador da Campanha: informação de referência interna. Não aparece para os colaboradores.
  • Flag “Não participo do Programa de Ideias”: por padrão ela vem desabilitada. Ao habilitá-la a campanha não será incluída nas métricas da Central de Indicadores e do Power BI. Nas API's e na exportação de dados elas podem ser filtradas separadamente.
  • Tipo de Campanha: segmentações relacionadas a temática do desafio que podem ser pré-configuradas no Menu de Engrenagem 👉 Tipo de Campanhas.
  • Escopo da Campanha: este campo aparece apenas se você tiver a funcionalidade de IA Generativa para o envio de ideias. Neste caso, você deverá informar para nossa IA através desse campo, o propósito da campanha e o que é esperado das ideias enviadas para ela. Assim ela irá ajudar os colaboradores a complementarem suas ideias.
  • Título da Campanha e Descrição Curta: formam o slogan da campanha e aparecem em destaque na página inicial.
  • Botão de Inscrição: botão de CTA (call to action) visível na página inicial, que transfere o colaborador para o formulário de envio da ideia.
  • Flag "Incluir campanha no corrossel de destaques": quando habilitado, determina que acompanha ficará visível no carrossel de desafios da página inicial.
Observação: caso fique desabilitado, a campanha permanece ativa, mas só poderá ser acessada através do botão “Campanhas” acima do banner da campanha.
  • Tempo de Exibição do Banner: determina o tempo que a imagem da campanha permanecerá em destaque no carrossel de desafios, antes de ser substituída por outra campanha.
  • Data de Início e Término da Campanha: permite programar uma data para a campanha ser aberta e fechada sozinha, sem precisar de ação manual.
Observação: caso seja definido uma data de início no futuro, a campanha será criada como Inativa, mas será aberta automaticamente quando chegar o dia. Além disso, após o fechamento da campanha, novas ideias não poderão ser enviadas, no entanto a avaliação das já enviadas acontecerá normalmente.
  • Anexos: permite inserir arquivos com mais detalhes sobre a campanha e que ficam disponíveis para serem baixados na página de descrição do desafio.

Aba Campanhas: Capa e Descrição da Campanha

Após preencher os campos acima e clicar em “Salvar Campanha”, se expandirão os tópicos 2 - Capa e 3 - Página da campanha.

aaaa.png

No tópico 2- Capa você define a imagem que será exibida na página da campanha, no card e no banner. Para alterá-la, basta clicar sobre a imagem padrão e escolher uma outra do seu computador. Sugerimos que ela tenha um tamanho de 832x370 para melhor adequação a plataforma.

Por fim, selecionada a nova imagem, basta clicar em “Trocar Foto” para realizar a alteração.

No tópico 3- Página da Campanha, é onde é possível fazer uma descrição detalhada do desafio, utilizando vídeos e imagens com o objetivo de facilitar o entendimento do colaborador a respeito do desafio aberto.

Dica: Para mais informações, confira o tutorial “Como inserir imagens e vídeos na descrição dos desafios?”

 

Aba Restrições


Nesta aba, é possível realizar configurações avançadas relacionadas à sua campanha, nas quais você pode:

  1. Definir um limite mínimo e/ou máximo de autores por ideia, pelo campo “Restrição de Autores?”;
  2. Restringir a visualização dos pareceres que forem solicitados na sua campanha;
  3. Definir se o parecer recebe uma avaliação. Se a flag for selecionada, é possível definir a forma como será feita essa avaliação (escala numérica ou em estrela);
  4. Definir quem pode visualizar a aba Classificação na página da ideia.
  5. Definir  quem poderá visualizar os critérios de classificação nas etapas de aprovação da ideia. 
  6. Fazer com que as ideias enviadas nesta campanha fiquem ocultas para todos, exceto para os autores e administradores, enquanto estiverem nos estados 'Em Elaboração', 'Aprovada', 'Reprovada' e 'Em Implantação'. É possível selecionar o estado desejado em que a ideia deve ficar oculta, podendo selecionar os quatro estados de uma única vez ou escolher individualmente conforme preferir.

 

Aba Restrições: Restringir Participantes

Na mesma aba é possivel restringir o público-alvo da sua campanha através da flag “Restringir Participantes?. Essa restrição é feita bloqueando ou especificando o grupo ou departamento de colaboradores que terão acesso a campanha. Nesse caso, tanto a campanha quanto suas respectivas ideias serão exibidas apenas para os colaboradores selecionados.

DICA: Acesse nosso tutorial “Temas, Grupos e Departamentos: entenda as diferenças entre eles e como criá-los!” para saber mais informações sobre os grupos e departamentos!

 

Aba Formulário: Formulário da Ideia

 

A próxima aba a ser configurada é a de “Formulário”, na qual você irá parametrizar as perguntas que devem ser respondidas pelos colaboradores ao acessar o formulário de envio da ideia.

Você pode optar por usar na sua campanha o formulário padrão configurado no Menu de Engrenagem 👉 Formulários Gerais, ou ainda um novo formulário personalizado que valerá apenas para tal campanha.

Optando pela segunda opção e habilitando o campo “Personalizar Formulário da Campanha?”, três tópicos aparecerão automaticamente na sua tela:

  • Campos do formulário padrão: tópico no qual se encontram dispostos em uma listagem os campos padrão e obrigatórios no seu formulário. Desses, os únicos que podem ser inativados e não utilizados são os campos Tema, Subtema e Benefícios da Ideias.
  • Campos Adicionais: tópico onde ficam listados os novos campos criados para o formulário. Mais adiante vamos observar o processo de criação de um novo campo e as consequências para o fluxo de aprovação.
  • Amostra de Campos no Formulário: neste tópico, assim como o botão “Ver Formulário”, disposto logo abaixo, tem a função de exibir uma pré-visualização dos campos que estão sendo criados.

Criando um campo adicional


Para adicionar um novo campo ao seu formulário, basta clicar em “Novo Campo”, localizado abaixo do tópico 3. Na tela seguinte você deverá informar:

  • Identificador Único: informação de registro do campo, não aparece no formulário da ideia.
Observação: Não é possível repetir o mesmo Identificador Único em mais de um campo, mesmo que seja em campanhas diferentes!
  • Tipo de Campo: determina o formato de campo que está sendo criado. Ele pode ser do tipo Texto, Número Inteiro, Número Decimal, Data, Data por período, Checkbox, Lista de seleção única, Lista de seleção múltipla e Seleção de usuários.
  • Campo Obrigatório: habilita a obrigatoriedade de preenchimento do campo, ou seja, sem ele preenchido a ideia não pode ser enviada.
  • Largura do Campo: determina o tamanho que o campo irá ocupar no seu formulário.
  • Título Exibido na Tela: é o nome do campo que aparecerá para o colaborador no formulário da ideia.
  • Texto Auxiliar: texto complementar para ajudar o colaborador a preencher o campo de forma mais completa.
  • Escopo do Campo: este campo aparece apenas se você tiver a funcionalidade de IA Generativa para o envio de ideias. Neste caso, você deverá informar para nossa IA o que é esperado de resposta para esse campo. Assim ela irá ajudar os colaboradores a o preencherem.
  • Exibir mais informações em um tooltip: permite que um texto de apoio apareça para o colaborador quando estiver preenchendo este campo.

Após preencher essas informações, basta clicar em Salvar Campo.

 

Aba Classificação: Critérios de Classificação

Na aba Classificação, você encontrará 3 tipos de flags que podem ser ativadas: "Usar critérios de classificação?", "Exibir opções para retorno e investimento?", e "Recompensa financeira personalizada na campanha?". Vamos ver como cada uma funciona detalhadamente a seguir.

 

Critérios de Classificação

Caso você opte por utilizá-los no processo de aprovação das ideias, você deverá restringir os que serão utilizados na campanha e também determinar a obrigatoriedade de preenchimento dos mesmos, ou seja, se cada um deles deverão ser obrigatoriamente preenchidos em alguma etapa de aprovação.

 

Ao incluir os critérios de classificação na campanha, abrirá um pop-up onde fica listada as etapas do fluxo. Você pode configurar para que o critério fique disponível em uma ou mais etapas e definir a obrigatoriedade de preenchimento. É possível, ainda, definir se o critério aparecerá para os elaboradores da ideia, marcando a opção "Formulário do Elaborador".

A identificação das etapas nas quais o critério será avaliado, fica localizada à direita do seu nome. Ao clicar no ícone de edição, no formato de lápis, é possível alterar as etapas de avaliação e a obrigatoriedade do preenchimento. Ao clicar no ícone "X", o critério é excluído da campanha. Com isso, ele não será respondido nas novas ideias enviadas para a campanha. O histórico de respostas será mantido nas ideias antigas.


Por padrão, apenas os superusuários e aprovadores da ideia poderão visualizar a aba de classificação. Porém, na aba "Restrições" de configuração da campanha é possível definir que outros usuários também visualizem a aba de classificação.

Observação: Para conferir como é possível criar novos critérios de classificação, basta acessar nosso tutorial "Como criar os critérios de classificação?".

 

Aba Classificação: Retorno e investimento

Esse campo vem, por padrão, desabilitado. Porém, ao habilitar o gestor pode definir se quer que o preenchimento o preenchimento dessas informações pelo avaliador da ideia no momento da aprovação, seja opcional ou obrigatório.

 

Aba Classificação: Recompensa Financeira Variável

 


É possível recompensar financeiramente os colaboradores quanto as ideias enviadas por eles forem aprovadas, implantadas ou tiverem o acompanhamento de ganhos finalizado na Central de Ganhos. O valor das recompensas podem variar de acordo com as regras de premiação que você criar:

Ou seja, quando o parâmetro de comparação que você escolher, for maior ou igual a um determinado valor, você determinar a quantia que será paga ao colaborador.

Detalhes adicionais sobre alguns campos de configuração:

  • RESPONSÁVEL PELOS PAGAMENTOS: aqui será definido quem será o colaborador responsável por gerenciar aquele pagamento quando necessário no Menu de 3 linhas 👉 Gerencia Pagamentos. 
  • DIVIDIR PREMIAÇÃO ENTRE OS AUTORES: caso queira dividir a quantia igualmente para todos os autores da ideia basta marcar essa flag. Exemplo: a ideia gerou uma recompensa de R$100,00 e possui 2 autores. Caso a flag esteja marcada, cada um receberá R$50,00. Caso contrário, cada um receberá R$100,00.
  • TETO DA RECOMPENSA: Determina um valor máximo que poderá ser pago por uma ideia, mesmo que os ganhos alncaçados por ela seja maior que este valor máximo.

 

Aba Aprovação: Fluxo de Aprovação

Existem basicamente duas formas de configurar um fluxo de Aprovação.

  1. Fluxo de Aprovação Padrão: Pelo caminho Menu de Engrenagem 👉 Configuração Geral 👉 aba “Fluxo de aprovação padrão”, é possível criar uma espécie de template, o qual é replicado (copiado) em cada campanha criada. Caso o fluxo padrão sofra alguma alteração na configuração geral e essa alteração tenha que ser replicada na campanha, o usuário deve ir até a campanha na página de fluxo e selecionar a opção REDEFINIR PARA FLUXO PADRÃO.
  2. Fluxo de Aprovação Personalizado: Caso você precise de um fluxo totalmente diferente do definido como padrão, não há problema algum. Em cada campanha você poderá personalizar um fluxo de acordo com o desejado. Seja no momento da criação da campanha ou após sua criação pelo caminho Menu de Engrenagem 👉 Campanhas 👉 ícone de “Lápis” ✏️ na campanha que se deseja trabalhar 👉 aba “Aprovação”.

Para criar o fluxo padrão nas configurações gerais ou editar posteriormente um fluxo "template", leve em consideração as seguintes dicas:

Saiba exatamente quantas etapas deverão existir no seu fluxo de aprovação e seus respectivos aprovadores. Isso ajudará a agilizarmos o processo de parametrização.

Com isso em mente, clique em “Adicionar Etapa” até ter atingido o número de gates do seu funil de aprovação. Para ficar mais fácil distinguir cada etapa, expanda cada uma das raias e no campo “Nome da Etapa” defina o nome de cada uma delas. A partir desse ponto, tudo o que for mostrado adiante poderá ser replicado em todas as etapas do seu fluxo.

Após definir o nome da etapa de aprovação, você deverá indicar no tópico “1- Tipo de Aprovação”, quem será o responsável por avaliar as ideias que estiverem nesta etapa. Você possui as seguintes opções:

  • Gestor de Tema: quem aprova é o gestor do tema/área para a qual a ideia foi enviada. Por exemplo, se eu sou da TI e enviei uma ideia para o RH, quem avalia minha ideia é o gestor de RH.
  • Gestor de Departamento: quem aprova é gestor direto do elaborador. Por exemplo, se eu sou da TI e enviei uma ideia para o RH, nesse cenário quem avalia a minha ideia é o gestor da TI.
  • Grupo: é definido um grupo previamente criado na plataforma, onde todos os integrantes serão responsáveis por avaliar a ideia.
Observação: A aprovação pode ser feita por qualquer um dos integrantes do Grupo, o sistema não exige que todos avaliem a mesma ideia.
  • Aprovador por Campo Personalizado: utiliza-se um dos campos do formulário de envio da ideia para direcionar quem será o aprovador. Para o campo ser utilizado dessa forma, ele deve ter sido criado previamente com esse propósito, tendo em cada opção de preenchimento, um grupo de aprovação atrelado.
  • Elaborador: neste tipo de aprovação, não há aprovação ou reprovação, o elaborador simplesmente valida a ideia, podendo enviar ela para a próxima etapa ou cancelá-la.

 

As flags disponíveis podem ser utilizadas para as seguintes finalidades:

  • Permitir Aprovar: significa que o avaliador poderá aprovar diretamente a ideia, pulando todas as próximas etapas de fluxo de aprovação e podendo mandar ela direto para implantação e acompanhamento financeiro.
  • Permite Reprovar: permite que o avaliador reprove a ideia e ela saia do funil de aprovação.
  • Permite Troca de Avaliador: permite trocar manualmente o aprovador durante as etapas do fluxo de aprovação da ideia, te dando ainda mais liberdade para descentralizar o processo.
  • Aprovador pode alterar a ideia nessa etapa: se essa flag estiver marcada, significa que o aprovador pode fazer qualquer alteração no formulário da ideia enquanto ela estiver na etapa.
  • Elaborador pode alterar a ideia nesta etapa: se essa flag estiver marcada, significa que o elaborador pode fazer qualquer alteração na ideia enquanto ela estiver na etapa, e sem solicitação prévia dos avaliadores.
  • Aprovação Automática: permite definir uma SLA de aprovação (Prazo de Avaliação) para as ideias, onde elas são aprovadas ou reprovadas automaticamente pelo sistema, se não tiverem sido analisadas pelos avaliadores após o prazo determinado.
  • Permitir pular etapas: permite que o aprovador pule etapas de aprovação, ou seja, se a ideia está na etapa 1 ele poderá mandá-la para a etapa 3 e 4, sem precisar passar pela 2.

Em “Prazo para avaliação” é possível definir o prazo em dias que o avaliador da etapa terá para avaliar a ideia, esse prazo pode ser atrelado ao campo “Aprovação Automática” onde é possível definir se após o prazo a ideia será Aprovada automaticamente, Reprovada automaticamente ou se nada acontecerá:

Em “Aprovação Social” o gestor pode definir gatilhos de interação social a partir dos comentários e/ou curtidas que a ideia recebe:

 

 

Aba Aprovação: Gamificação

Dentro de uma etapa é possível relacionar os pontos e moedas aos critérios de classificação.

 

No item Gamificação os pontos ou moedas geradas podem ser atrelados à pontuação dinâmica, influenciada pelos pontos de classificação. Essa pontuação pode ser por soma ou média das pontuações dos critérios, ou ainda, pela maior ou menor pontuação dentre eles. Também é necessário definir um Multiplicador, o qual influenciará nos Pontos por Critério.

Observação: A pontuação dinâmica também pode ser utilizada para pontuar o avaliador.

 

Ao habilitar a flag “Pontuar Avaliador” as seguintes opções podem ser configuradas:

  • Na aprovação da ideia: pontuação dada ao avaliador quando a ideia avaliada na etapa for para o estado Aprovada ou Em Implantação.
  • Na implantação da ideia: pontuação dada ao avaliador quando a ideia avaliada for para o estado Implantada.
  • Ao avaliar etapa: pontuação dada ao avaliador com base nos seguintes critérios:
    • Avaliação emitida: pontua qualquer que seja a ação do avaliador (aprovar diretamente, avançar no fluxo ou reprovar), independente do prazo;
    • Apenas ao validar: não pontua caso reprove a ideia só ao aprovar diretamente e avançar no fluxo, independente do prazo;
    • Avaliação emitida no prazo: pontua qualquer que seja a ação do avaliador (aprovar diretamente, avançar no fluxo ou reprovar), apenas se for feito no prazo. Após o prazo ele não será pontuado;
    • Apenas ao validar no prazo: não pontua caso reprove a ideia, só ao aprovar diretamente e avançar no fluxo, e apenas se for feito no prazo. Após o prazo ele não será pontuado.


A definição do prazo para avaliação é definida um pouco mais acima:

Ao fazer tal configuração, é importante saber que:

  1. Avaliadores de etapas puladas (avanço não subsequente) não são pontuados nem na aprovação e nem na implantação;
  2. Os pontos são distribuídos apenas para o usuário que realiza a ação na etapa, ou seja, em caso de grupos apenas a pessoa que executa a ação de aprovar, é pontuado;
  3. Ao retornar a ideia no fluxo, os pontos são automaticamente retirados do avaliador.

 

No tópico 3 - Campos, é possível criar campos adicionais de preenchimento dos avaliadores, para ajudar na centralização de informações e análises relevantes feitas sobre as ideias, podendo colocá-los como obrigatórios ou não no preenchimento da avaliação.


Por fim, no tópico 4 - Modelo de E-mail, é possível alterar o modelo de e-mail enviado para os autores e elaboradores da ideia nessa etapa, a utilização desse campo substitui o template padrão.

 

Aba Temas: Restrição de Temas

Caso um desafio seja restrito a determinado(s) tema(s), você pode adicioná-lo (s) preenchendo o campo “Novo Tema” e confirmando-o em “Adicionar Novo”. Essa restrição costuma ser utilizada em casos em que se deseja limitar as opções de escolha do colaborador na hora de enviar uma ideia para determinado tema.

Caso nenhum tema seja adicionado, todos aparecerão como opção para o colaborador no envio da ideia.

Importante: Para mais informações sobre a utilização e criação de Temas, acesse o conteúdo: Temas, Grupos e Departamentos: entenda as diferenças entre eles e como criá-los!

 

Aba Gamificação e Recompensa

Dentro da edição da campanha, essa aba possui a função de configurar a gamificação exclusiva. Dessa forma a campanha deixa de seguir a regra da gamificação geral e passa a seguir uma regra de gamificação própria. Essa configuração determina quantos pontos e quantas moedas serão dadas por cada evento. Para a personalização própria de pontos a flag “Personalizar a pontuação da Campanha?” deverá estar habilitada:

Aqui é possível configurar como os pontos serão distribuídos de acordo com cada etapa, sendo permitido dar pontos para:

  • os autores, quando a ideia for enviada, aprovada e/ou implantada;
  • os autores, quando a ideia for implantada com retorno financeiro
  • o responsável pela implantação quando a ideia for implantada;
  • o autor do comentário quando ele comentar uma ideia e/ou quando o comentário dele for curtido.

 

A flag “Ranking atrelado à data de envio da ideia", quando habilitada, restringe o cálculo do ranking para a data de envio das ideias, ou seja, toda a pontuação ganha por um colaborador sobre uma ideia (pontos por implantação, retorno financeiro e etc), será dada em cima da data de envio da ideia.

Essa flag também tem efeitos para as conquistas “Idealizador”, “Assertivo” e “Empreendedor”, ou seja, relacionadas à ideia aprovada/implantada e ideia com retorno financeiro.

Para a personalização de moedas a flag "Habilitar Premiação Personalizada?” deverá estar marcada:


Nessa configuração é possível distribuir moedas com os mesmos critérios dos pontos.

A diferença é que deixa de ser possível configurar o ranking atrelado à data de envio da ideia. Além disso, passa a ser possível dividir as moedas acumuladas caso tenha mais de um colaborador envolvido envio envio de uma ideia.

Para isso basta deixar a flag “Em uma ideia coletiva as moedas acumuladas serão compartilhadas para os colaboradores” habilitada.

A configuração da gamificação e recompensa da campanha, também permite a distribuição de medalhas a partir das conquistas realizadas na campanha.

 

Como configurar o sistema de gamificação e recompensa?

Na Gamificação Geral é possível:

  • Configurar a pontuação que cada colaborador vai ter ao realizar determinada ação dentro da plataforma;
  • Definir como o ranking vai funcionar e as possíveis conquistas que estarão habilitadas;
  • Adicionar pontos manualmente para algum colaborador; e
  • Pesquisar eventos de gamificação.

Essas funcionalidades podem ser acessadas no Menu Engrenagem 👉 Gamificação.

Inicialmente, temos a aba Geral, nela é possível definir as datas de corte que o ranking vai seguir. Por exemplo, o gestor pode definir que o ranking deve seguir as pontuações obtidas pelo colaborador dentro de um mês específico, ou no último semestre, enfim, são inúmeras as possibilidades de configuração. Ao deixar a data final em branco o ranking vai exibir a pontuação até o dia atual.
Nessa mesma aba o gestor consegue definir o número de posições que serão exibidas no ranking que é visível na página inicial, caso ele preencha com o número “0” nenhum colaborador será exibido.

Na aba “Conquistas” o gestor consegue habilitar medalhas que serão atribuídas ao colaborador quando ele atingir determinado patamar, e também criar medalhas personalizadas para atribuir a algum usuário. Nessa aba, ao clicar em cada medalha, o gestor consegue alterar o Nome, definir a quantidade de conquistas que o colaborador deve ter para atingir o nível X dessa medalha e consultar quais colaboradores já ganharam a medalha.


Clicando no botão “Descartar alterações” o usuário consegue descartar as modificações que foram feitas e não foram salvas. Ao final da página o gestor visualiza o botão “Criar Nova Medalha”. Ao clicar nele uma nova medalha personalizável é criada e o gestor consegue configurar o Nome, alterar a descrição da mesma, excluir e editar os beneficiados. Vale ressaltar que medalhas personalizadas devem ser atribuídas de forma manual pelo gestor ao usuário.


Na aba “Ranking” o gestor consegue definir a pontuação que será dada aos colaboradores quando alguns gatilhos fixos forem acionados, por exemplo, a cada ideia enviada ou comentário feito.

Essa configuração se aplica a toda plataforma, exceto quando existe uma gamificação personalizada em alguma campanha, nesse caso a personalização dentro da campanha se sobrepõe à configuração geral.

A flag “Ranking atrelado à data de envio da ideia”, quando habilitada, restringe o cálculo do ranking para a data de envio das ideias, ou seja, toda a pontuação ganha por um colaborador sobre uma ideia (pontos por implantação, retorno financeiro e etc), será dada em cima da data de envio da ideia.

Essa flag também tem efeitos para as conquistas “Idealizador”, “Assertivo” e “Empreendedor”, ou seja, pontuação de ideia aprovada/impantada e ideia com retorno financeiro.

 

Gamificação Manual

Na aba “Adicionar Pontos” o gestor pode creditar ou debitar pontos de forma manual para os colaboradores. Os campos Colaborador, Quantidade de Pontos e Justificativa são de preenchimento obrigatório, os demais são opcionais.

Para realizar a ação de débito de pontos, o gestor deve inserir um valor negativo para o débito ocorrer.

 

Detalhe Importante: caso o gestor não atrele o crédito ou débito de pontos a uma campanha específica, a operação só irá surtir efeito no ranking geral. Se o cliente quiser que a pontuação adicionada manualmente seja computada no ranking de alguma campanha, essa informação deve ser preenchida no momento da ação manual.

 

Por fim, a aba “Pesquisar Eventos” traz o extrato de eventos (crédito/débito) relacionados a gamificação. Nessa aba o gestor consegue filtrar por colaborador, responsável, campanha e por data. Uma observação importante é que neste “Pesquisar Eventos” apenas os pontos atribuídos manualmente e os pontos obtidos em etapas de aprovação ficam registradas no histórico, ou seja, não é um extrato completo da pontuação dos colaboradores. Para ter acesso a esse extrato completo, deve-se solicitar ao suporte da Aevo.

 

Gamificação por Etapas de Aprovação

Dentro de uma campanha é possível relacionar os pontos e moedas aos critérios de classificação.

Para isso, você deve acessar a página de edição da campanha, ir até a aba Aprovação e na etapa desejada clicar na opção Avançado, em seguida você deve visualizar a seguinte opção:


No item Gamificação os pontos ou moedas geradas podem ser atrelados à pontuação dinâmica, influenciada pelos pontos de classificação. Essa pontuação pode ser por soma ou média das pontuações dos critérios, ou ainda, pela maior ou menor pontuação dentre eles. Também é necessário definir um Multiplicador, o qual influenciará nos Pontos por Critério.

Observação:  A pontuação dinâmica também pode ser utilizada para pontuar o avaliador.

Ao habilitar a flag “Pontuar Avaliador” as seguintes opções podem ser configuradas:

  • Na aprovação da ideia: pontuação dada ao avaliador quando a ideia avaliada na etapa for para o estado Aprovada ou Em Implantação.
  • Na implantação da ideia: pontuação dada ao avaliador quando a ideia avaliada for para o estado Implantada.
  • Ao avaliar etapa: pontuação dada ao avaliador com base nos seguintes critérios:
    • Avaliação emitida: pontua qualquer que seja a ação do avaliador (aprovar diretamente, avançar no fluxo ou reprovar), independente do prazo;
    • Apenas ao validar: não pontua caso reprove a ideia só ao aprovar diretamente e avançar no fluxo, independente do prazo;
    • Avaliação emitida no prazo: pontua qualquer que seja a ação do avaliador (aprovar diretamente, avançar no fluxo ou reprovar), apenas se for feito no prazo. Após o prazo ele não será pontuado;
    • Apenas ao validar no prazo: não pontua caso reprove a ideia, só ao aprovar diretamente e avançar no fluxo, e apenas se for feito no prazo. Após o prazo ele não será pontuado.

 

A definição do prazo para avaliação é definida um pouco mais acima:

 

Ao fazer tal configuração, é importante saber que:

  • Avaliadores de etapas puladas (avanço não subsequente) não são pontuados nem na aprovação e nem na implantação;
  • Os pontos são distribuídos apenas para o usuário que realiza a ação na etapa, ou seja, em caso de grupos apenas a pessoa que executa a ação de aprovar, é pontuado;
  • Ao retornar a ideia no fluxo, os pontos são automaticamente retirados do avaliador.

 

Recompensas Quantitativas

É um sistema da plataforma que permite dar prêmios financeiros para os autores das ideias. Esse sistema tem total relação com o acompanhamento financeiro da ideia, ou seja, só é possível configurar o retorno financeiro se a ideia for enviada para acompanhamento de ganhos. A configuração desta funcionalidade é feita no menu de configuração de recompensas, que deve ser acessado através do Menu de Engrenagens 👉 Recompensa:

Na Aba Configuração, ativando a flag da recompensa quantitativa, aparecerá o detalhamento das configurações:

 

Esse sistema de recompensa quantitativa funciona com base no quanto a ideia deu de retorno financeiro para a empresa, dessa forma, é definido uma porcentagem que será dada ao colaborador levando em consideração o retorno que a ideia gerou. Também é possível definir um teto, ou seja, o máximo que poderá ser revertido para o autor da ideia.

Exemplo: é definido que os colaboradores receberão 10% do retorno financeiro gerado pelas ideias implantadas, então uma ideia que teve R$1000,00 de ganho, irá gerar aos autores dele R$100,00. Se for definido que o teto é R$50,00, então o máximo que o colaborador pode ganhar será esse valor.


Nessa configuração também é possível dividir o valor total para ser pago quando os seguintes eventos acontecerem:

  • quando a previsão de ganhos do acompanhamento financeiro for congelada;
  • quando a ideia for implantada;
  • quando o acompanhamento de ganhos for finalizado.
Exemplo: Se o autor for receber R$100,00 no total, pode ficar definido que 10% serão pagos quando a previsão de ganhos for congelada, 30% serão pagos quando a ideia for implantada e os outros 60% quando o acompanhamento de ganhos for finalizado.


Assim, a cada evento desse a empresa realiza o pagamento de uma parte da recompensa, e pode ainda definir quantos dias têm para pagar, que seria o campo latência (dias). A gestão desses pagamentos é feita no Menu de Barras 👉 Gerenciar Reconhecimento.

 

Moedas Automáticas

A recompensa automática pode ocorrer de três formas, detalhadas a seguir. Ressalta-se que, alterações feitas na quantidade de moedas durante o andamento da campanha, não afetam retroativamente ideias que já estão no fluxo de aprovação.

 

Configuração geral de Recompensa

Pelo caminho Menu de Engrenagem 👉 Recompensas 👉 Configuração 👉 Sistema de premiação, é possível configurar a recompensa para toda a plataforma. As opções de premiações são:

Nessa página ainda é possível configurar se as moedas serão divididas entre os autores (caso a ideia for coletiva), habilitar cesta de produtos (para troca de moedas em prêmios) e o nome da moeda do programa.

 

Premiação personalizada dentro de uma campanha

Dentro da edição de uma campanha, na aba Gamificação e Recompensa 👉 Habilitar Premiação Personalizada é possível encontrar as mesmas opções de recompensa vistas na figura acima. No entanto, essa configuração sobrepõe a configuração geral citada no tópico anterior.

Recompensa dentro de uma etapa de uma campanha específica:
Ainda dentro da edição de uma campanha, na aba Aprovação 👉 Avançado 👉 Gamificação, há uma possibilidade de recompensa ao avanço daquela etapa. Essa recompensa pode ser dinâmica/variável ao ser atrelada aos critérios de classificação, como demonstrado no exemplo utilizado na imagem acima.

 

Moedas Manuais

Existem dois meios de se realizar o crédito/débito de moedas para usuários na plataforma, a mais rápida e prática é por meio da própria plataforma, a segunda opção é abrir um ticket com essa solicitação para o nosso Suporte.

1) Na plataforma
É feito pelo caminho Menu de Barras 👉 Sistema de Recompensa 👉 Creditar moedas. Os campos necessários para realizar essa ação estão demonstrados na imagem abaixo. No caso de débito de moedas, basta inserir números negativos no campo “Quantidade de Moedas”.

 

2) Via Suporte
Basta encaminhar a sua solicitação para o nosso Suporte com as informações do usuário, a respectiva quantidade de moedas que deve ser creditada/debitada e uma justificativa para realizar a ação.

 

Resgate de Prêmios

O primeiro passo, é ir ao Menu de Engrenagem 👉🏾 Recompensa. Você será direcionado para a tela Configuração de Recompensa, que é composta pelas abas Configuração, Categoria e Produtos.

Antes de cadastrar um item na sua vitrine de prêmios é necessário criar as categorias nas quais os prêmios se encaixam. Por exemplo, antes de cadastrar um par de ingressos ao cinema como um prêmio, o qual se enquadra na categoria "Experiência", essa categoria deve ser cadastrada previamente, e assim sucessivamente.

Para criar uma categoria basta ir na aba Categoria 👉🏾 "+", inserir o nome dela e depois clicar em Cadastrar.


Com a categoria criada, só resta adicionar o produto. E para isso, na aba Produtos clique no ícone "+".

Assim, você poderá definir informações do produto como:

  • Nome;
  • Se está ativo ou não;
  • Categoria (cadastrada anteriormente);
  • Descrição do produto;
  • Escolha do estoque: caso seja ilimitado basta marcar a flag e, caso não seja, é necessário definir a quantidade disponível no campo "ESTOQUE";
  • Número de moedas necessárias para o resgate.

Por fim, é só clicar em Cadastrar.

 

Após isso a página irá atualizar e a aba Imagens irá aparecer para você inserir a imagem que irá identificar o produto na vitrine de prêmios.


Em seguida, basta clicar em Adicionar Imagem e um pop up irá surgir com a opção "Adicionar Arquivo". Você poderá escolher uma imagem do seu computador para representar o produto. Para finalizar clique em Enviar > Confirmar e o upload da imagem estará completo.

O resultado você pode conferir ao clicar no ícone de Resgate de Prêmios 🎁 na página inicial da plataforma.

Após isso, você será redirecionado para a página com todos os prêmios disponíveis para resgate.

 

Observação: Só serão aceitos arquivos de imagem. Gifs, mp4, e outros tipos de arquivo não são programados para funcionar como representações de prêmios.

 

Realizar entrega de Recompensas

Para efetuar o gerenciamento do resgate de prêmios é necessário que você tenha tal permissão, dada através da gestão de usuários (Menu de Engrenagem 👉 Usuários). Uma vez com essa permissão, basta acessar a opção “Sistema de Recompensa” no Menu de 3 linhas da página inicial, localizado no canto superior direito da tela.

Selecionada a opção, você será encaminhado para a página de “Produtos Reservados”, onde são exibidos todos os produtos que foram reservados pelos colaboradores cadastrados na plataforma.

Clicando no ícone em formato de “Caminhão” 🚚, você será encaminhado para a página de confirmação de entrega do produto, onde deverá inserir uma Observação relacionada a entrega e logo depois clicar em “Confirmar Entrega” para encerrar esta pendência.


Caso você deseje ver todo o histórico de prêmios pendentes e entregues, ainda na página do Sistema de Recompensa, clique no botão “Pesquisar Eventos”. Ao clicar na “Lupa” 🔍 poderá fazer diversas buscas, inclusive filtrar pelo campo “Eventos”. Assim, é só selecionar a opção “Reserva de Produto” e clicar em “Buscar”.

 

Observação: A entrega de um produto resgatado pela plataforma é de inteira responsabilidade da empresa. O passo a passo descrito aqui tem como finalidade apenas encerrar a pendência que é gerada na plataforma quando um produto é resgatado. Ele só deverá ser feito quando o produto realmente tiver sido entregue ao colaborador que o resgatou.

 

Como visualizar todas as pendências?

Para acompanhar as pendências existentes na plataforma, você pode utilizar duas funcionalidades. A primeira é através do Menu de Barras 👉 Pendências Gerais, a segunda é através do relatório extraído no Exportar Dados, seguindo o Menu de Barras 👉 Exportar Dados busque por Dados de Ideias 👉 Pendências Gerais. Vamos verificar os detalhes de cada funcionalidade?!

 

Pendências Gerais

Após seguir pelo Menu de 3 linhas 👉 Pendências Gerais, você será direcionado para a visão geral das pendências de todos os usuários da plataforma. Nessa tela serão concentradas as pendências por ideia, ou seja, cada ideia ocupa uma linha onde são indicadas as pendências vinculadas a ela.


A partir daí, você terá acesso a listagem de ideias com as colunas: Ideia, Status, Pendência (Tipo de pendência), Tempo, Responsável e Ações.

  • Na coluna Ideia, é informado o ID da ideia e o seu título. Ao clicar nele, você terá acesso ao pop-up com mais detalhes sobre a ideia.
  • Na coluna Status, você consegue identificar em qual etapa do fluxo a ideia está atualmente, sendo possível identificar se a mesma está oculta ou não para os usuários comuns da plataforma, através do ícone sinalizador .
  • A coluna Pendências indica o(s) tipo(s) de pendência que a ideia possui, e ao clicar em qualquer uma delas, você será direcionado para a página onde pode resolvê-la.
Importante: apenas as seguintes pendências podem ser acompanhadas por essa página: parecer pendente, avaliação pendente, ajuste em ideia pendente, análise de acompanhamento de ganhos pendente, elaboração pendente, implantação pendente, acompanhamento de ganhos e validação da implantação pendente. As pendências de pagamento financeiro e entrega de produtos continuam sendo acompanhados nos seus respectivos menus.
  • O Tempo é o período (podendo ser dias, meses ou anos) que tal tarefa está pendente para o usuário responsável.
  • O Responsável pela pendência é indicado na penúltima coluna. Caso seja um único usuário, você conseguirá visualizar a foto de perfil, o nome e seu e-mail. Caso o responsável pela pendência seja um grupo, gestores de um departamento ou tema, serão exibidas as mesmas informações, porém com uma indicação do tipo de avaliador e a possibilidade de ver os integrantes do grupo, tema ou departamento.

Na última coluna Ações, você terá como opção: abrir a página de edição, abrir modal da ideia ou excluir a ideia:

 

 

 

 

Filtros

Na barra superior da página, você poderá buscar as ideias pendentes pelos campos ID, Título, Descrição e/ou Benefícios da ideia.


Por padrão os filtros de Tipo de pendência, Tempo pendente, Responsável pela pendência e Ordenar ficarão sempre visíveis.
As opções do filtro por Tipo de pendência poderão ser combinadas para retornar resultados diversos. Ao lado do nome do Tipo será exibido a quantidade de ideias com aquele tipo de pendência, facilitando assim a gestão.


No filtro por Tempo Pendente será possível utilizar ranges para definir o período mínimo e máximo de tempo em que as pendências foram abertas, facilitando assim a busca por pendências mais antigas ou mais recentes.

Já o filtro de Responsável pela pendência poderá ser utilizado para filtrar as pendências de um ou mais usuários, grupos, temas e/ou departamentos:

A opção Ordenar permitirá que você organize as ideias da forma que preferir seguir com a sua priorização:

 

Em todos os casos, será necessário utilizar o botão Aplicar Filtros para que a página retorne o resultado desejado.

Para além das opções acima, que ficam sempre visíveis, será possível utilizar o botão Ver mais. Ao acioná-lo a plataforma disponibiliza uma série de filtros que podem ser usados separadamente ou em conjunto para retornar o resultado desejado:

 

 

Notificar responsáveis

A partir dessa funcionalidade a plataforma permite que você reenvie, a qualquer momento e quantas vezes quiser, uma notificação para o(s) responsável(eis) pela pendência, relembrando-o(s) sobre a tarefa que deve ser finalizada. Para isso, basta clicar no sino, que funciona como um botão para o reenvio das notificações.

Para os responsáveis, é disparada uma notificação no sino de notificações da plataforma e, caso esteja habilitado, também é disparado um e-mail com um lembrete sobre a tarefa.

 

Denúncias

Na aba de Denúncias você poderá gerenciar todas as ideias e comentários denunciados pelos usuários da plataforma, isso se essa opção de denúncia estiver habilitada em seu programa. Na barra superior da página, temos acesso aos filtros das denúncias. Mais acima, o campo de busca oferece a opção de buscar termos relacionados às ideias, através do Id, Título e Descrição da ideia.

 

Por padrão todos os filtros disponíveis ficam visíveis, sendo possível filtrar por Tipo de pendência, Campanha, Tema, Responsável pela Denúncia e Autor da ideia ou comentário. Ao final, para todos os casos, é necessário clicar em Aplicar Filtros para que a página retorne os resultados de acordo com os filtros realizados.

 

Relatório Pendências Gerais

Seguindo o caminho Menu de 3 linhas 👉 Exportar Dados, o usuário deve buscar pela opção Dados de Ideias e selecionar o relatório de Pendências Gerais.

 

Após selecionar corretamente o relatório, basta clicar em solicitar e aguardar o processamento dos dados na página Histórico de solicitações.

Com o download realizado, você terá acesso, no relatório, às informações sobre pendências na plataforma, como por exemplo: Id da ideia, Elaborador, Título, Responsável pela pendência, Data de entrada na etapa, etc.

 

Onde acompanhar os indicadores do programa?

Atualmente, é possível acompanhar os indicadores do programa de ideias através das seguintes ferramentas: A Central de Indicadores, que fica na própria plataforma, o Dashboard padrão no Power BI ou utilizando as nossas API’s em alguma ferramenta externa.

 

Central de Indicadores

Nessa Central, o Administrador do Programa pode acompanhar os principais indicadores do programa de forma ágil. Para acessar, busque na barra superior da plataforma, pelo ícone da Central de Indicadores:


Ao ser redirecionado para a página da Central de Indicadores, o Administrador pode acessar os filtros clicando na 🔍:

Após adicionar os filtros desejados, basta clicar em Buscar para atualizar os indicadores de acordo com os filtros aplicados.

 

Observação: Por padrão os filtros vêm “Em branco”. Porém, após adicionar algum filtro, ele ficará salvo da mesma forma sempre que você retornar. Por isso, sempre que estiver com dúvidas sobre os dados visualizados consulte os filtros aplicados!


Logo abaixo teremos acesso aos seguintes Indicadores:

1.1 Indicador de Ideias Geradas:

Corresponde ao total de ideias enviadas no programa de ideias. No gráfico é possível acompanhar a evolução no período selecionado.

Observação:Caso haja filtros aplicados os valores podem variar.


1.2 Indicador de Ideias por Colaborador:

Corresponde a razão entre Ideias enviadas/Colaboradores. No gráfico é possível acompanhar a evolução no período selecionado.

Observação:Caso haja filtros aplicados os valores podem variar.


1.3 Indicador de Taxa de Aprovação de Ideias:

Retorna a porcentagem de ideias aprovadas com base no número de ideias enviadas, também é possível observar o número de ideias reprovadas no gráfico.

Observação:Caso haja filtros aplicados os valores podem variar.


1.4 Indicador de Ideias Implantadas

Basicamente, é apresentado o número absoluto de ideias implantadas no período.

Observação:Caso haja filtros aplicados os valores podem variar.


Abaixo dos Indicadores, podemos acompanhar os “rankings” por categoria de ideias aprovadas:

 

  • Na primeira coluna, os 10 temas que tiveram mais ideias aprovadas;
  • Na segunda coluna, os 10 Departamentos que tiveram mais ideias aprovadas;
  • Na terceira coluna, os 10 colaboradores que tiveram mais ideias aprovadas.

Em seguida, podemos acompanhar os “rankings” por categoria de ideias enviadas:

  • Na primeira coluna, os 10 temas que tiveram mais ideias enviadas;
  • Na segunda coluna, os 10 Departamentos que tiveram mais ideias enviadas;
  • Na terceira coluna, os 10 colaboradores que tiveram mais ideias enviadas.

 

Dashboard Padrão: Power BI

Outra excelente opção para você acompanhar os seus indicadores de Ideias é através do nosso Power BI, temos um Dashboard já montado com informações que podem ser valiosas para você gestor do programa que quer avaliar o desempenho do seu programa de inovação através da Central de Ideias.

Para dúvidas a respeito temos o seguinte artigo que explica cada um dos recursos do Dashboard relacionados a Central de Iniciativas: https://aevo.zendesk.com/hc/pt-br/articles/21903166593812-Power-BI-Dashboard-de-Ideias

Este Power BI é disponibilizado de forma gratuita para clientes AEVO! Caso você tenha interesse em ter acesso a ele, basta seguir os passos abaixo:

  • Acionar o mentor da sua conta, ou, enviar um e-mail para o nosso time de Suporte (suporte@aevo.com.br) com a lista de e-mails de todos os usuários que devem ter acesso ao dashborad;
  • Garantir que todos esses e-mails estejam atrelados a algum usuário cadastrado em seu ambiente;
  • Garantir que todos colaboradores desses e-mail possuam licença Pró do Power BI.

 

Consumo de API’s

Hoje nós temos essa documentação que contém todas as nossas API’s disponíveis. Basicamente, as API’s retornam as mesmas informações dos relatórios extraídos pelo Exportar Dados.

Nossas API’s podem ser consumidas em diversas ferramentas, bastando, para tanto, que o cliente utilize da forma correta. Na documentação citada acima, existem mais detalhes de como ter sucesso no consumo das API’s.

Uma informação relevante é que você, cliente, deve gerar um Token antes de começar a consumir os dados.

Para gerar um token, acesse a plataforma e siga o caminho Menu de Engrenagem 👉 Integração 👉 ícone de “➕”. Será necessário preencher um HOST que nada mais é que a URL no ambiente do cliente. Além disso, deverá ser informado quais ações o token dará acesso, podendo escolher todas elas. As opções podem variar de acordo com as centrais contratadas mas, de forma geral, as permissões disponíveis são:

 

Além disso, acessando a página de Integração, pelo menu engrenagem, é possível verificar os tokens já gerados e fazer algumas edições como atualizar o token, excluir e verificar as permissões de cada um deles.

Um token pode estar codificado ou decodificado. A plataforma gera o token decodificado. No entanto, para consumir uma API ele precisa estar codificado.

Em caso de dúvidas específicas, você pode consultar o Suporte Aevo, assim poderemos analisar e sugerir possíveis soluções personalizadas para a sua necessidade.

 

Configurações Gerais

No Menu de Engrenagens 👉 Configuração Geral, você encontra as configurações que têm impacto na plataforma como um todo.

Configuração Geral: Aparência

A aparência da plataforma é editável, sendo possível definir cores e logo. As demais personalizações são mais complexas e requerem o uso de código CSS. Caso você possua domínio da linguagem, é possível realizar essas alterações mais impactantes.

Na seção 1 - Paleta de Cores, encontramos três configurações de cores, sendo elas:

  • Cor primária – recomenda-se usar a cor principal da marca. É aplicado nos botões e títulos;
  • Cor secundária – é aplicado em títulos secundários;
  • Cor contraste – utilizado em elementos destacados. Por exemplo: cor do ícone da central atual que está sendo acessada e componentes de IA.

Para mudar a cor, basta clicar no campo e alterar a cor na paleta arrastando o cursor do mouse.

No final dessa mesma aba, também é possível mudar o logo e as configurações do CSS da plataforma toda:

Na seção 2 - Logo, é possível anexar o arquivo de uma imagem de até 15MB ao clicar na foto. 

Por fim, na seção 3 - CSS personalizado, é o local em que se pode fazer alterações mais pontuais e personalizadas utilizagem a linguagem CSS.

Configuração Geral: Wallpaper Tela de Acesso 

A aparência do papel de parede da tela de acesso pode ser personalizada. Por padrão, o wallpaper é branco, mas há opções de wallpaper AEVO o wallpaper Personalizado.

A personalização aceita imagens nos formatos .png e .jpg. Para alterar, basta clicar no modal "Wallpaper Personalizado", selecionar a imagem desejada e, em seguida, clicar no botão "Salvar Aparência".

Após a personalização, o novo papel de parede será aplicado à tela de acesso, substituindo o fundo branco padrão, proporcionando uma identidade visual única para o ambiente.

 

Versão Web:

 

 

Versão Mobile:



 

Configuração Geral: Apoio ao Colaborador


Nesta aba será possível habilitar as ferramentas de auxílio ao usuário final no entendimento de como utilizar a plataforma no geral.

Na seção 1), quando habilitado, é possível editar o Modal de Primeiro Acesso, ou seja, o conteúdo do popup que aparecerá para o colaborador após ele efetuar o login na plataforma.



Já na seção 2) é onde será possível editar as informações da página "Sobre o progama", local onde você poderá inserir informações sobre o funcionamento do seu programa de inovação (estratégia, cronograma, lista de campanhas e etc) e pode ser acessada pelo Modal de Primeiro Acesso:




Por fim, na seção 3) você têm a opção de editar os links externos que serão exibidos na página inicial da Central de Ideias:


Links externos são opções de links interessantes aos colaboradores da empresa, que podem ser colocados na timeline, facilitando o acesso deles.

Entrando no painel de configurações você poderá colocar até 9 links e habilitar quais deseja que apareçam na home do programa.

Nessa aba é possível configurar os links, e onde eles irão aparecer, sendo possível colocá-los na página inicial e/ou no menu de 3 linhas.

Veja o resultado final:

 


Configuração Geral: Cessão de Direitos

A seção da Cessão de Direitos é o local onde fica o termo de cessão, documento obrigatório que o usuário assina, ao realizar seu primeiro acesso no AEVO.

Ao aceitá-lo, o colaborador concorda em ceder os direitos de uso das informações inseridas na plataforma, bem como a propriedade intelectual das ideias, se isso estiver descrito no documento. O documento pode ser composto por diversas diretrizes, desde que todas as informações estejam compiladas em um único documento de formato PDF.

Para alterar o termo vigente, basta clicar no botão Adicionar novo arquivo na aba Cessão de Direitos:

E anexar um arquivo PDF de até 15MB.

Importante:

  1. Cada vez que existe alteração neste termo, o usuário necessita aceitá-lo para conseguir acessar a plataforma.
  2. Sem o aceite não é permitido entrar no ambiente.

 

Configuração Geral: Notificações por e-mail

Nesta aba, você têm acesso a maioria dos modelos de e-mail disparados pela plataforma, exceto os da Central de Startups e Estratégias. 

Para iniciar a personalização basta clicar no modelo de e-mail que deseja realizar a alteração. No campo Assunto o gestor pode alterar o nome que ele deseja que apareça no título do e-mail. Já no corpo do e-mail está contido o texto que será enviado, que também pode ser personalizado pelo gestor.

Para compor a edição dos e-mails da Central de Ideias, só é possível utilizar as seguintes TAG's que são preenchidas com informações automáticas da plataforma:

  • {ideia.Estado}: Estado atual da ideia
  • {ideia.id}: Id da ideia
  • {ideia.Titulo}: Título da ideia
  • {destinatario}: Nome do usuário para o qual o e-mail será enviado
  • {ideia.Link}: URL para acesso a ideia

O usuário pode incluir, quando desejar, arquivos de imagem, vídeos, links, etc.

Para verificar como o e-mail se apresenta ao ser entregue, basta clicar no botão Testar e enviar o e-mail teste para algum endereço de e-mail.

Ao final, para salvar as alterações é necessário clicar no botão Salvar.

 


Configuração Geral: Central de ideias

1° tópico - Colaboração:

Neste item é possível habilitar funções que influenciam na capacidade dos usuários colaborarem entre si no programa de ideias.

2° tópico - Comunicação
Nesta seção é possível habilitar e definir qual o usuário da plataforma será responsável por receber os seguintes e-mails de comunicação:

  • HABILITAR ENVIO DE EMAILS: válido para todos os e-mails disparados pela plataforma, independente da Central.
  • HABILITAR 'PRECISO DE AJUDA: válido para o elaborador que está enviando uma ideia:

  • PERMITIR DENÚNCIAS: válido para os comentários e ideias denunciadas:

  • RESPONSÁVEL PELA ADMINISTRAÇÃO DOS DADOS: quem irá receber uma notificação quando um usuário solicitar a exclusão dos seus dados pelo “Meu Perfil”.
  • CONFIGURAÇÃO SMTP: Ao clicar nesse botão o usuário é redirecionado para a tela de configuração SMTP, que permite que os e-mails disparados pela plataforma sejam disparados por outro remetente, diferente do remetente padrão (aevoinnovate@aevo.com.br).


3° tópico - Reprovação de ideias
Nesta seção é possível fazer ajustes nas configurações de reprovação da ideia.



O campo NOME ESTADO DE REPROVAÇÃO, permite que o cliente mude o nome do estado Reprovada na plataforma, para o que ele quiser. E no botão “Cadastrar Motivos de Reprovação” é possível cadastrar novas justificativas de reprovação da ideia.

4° tópico - Inteligência Artificial

Aqui o usuário pode habilitar funções que determinam se a Inteligência Artificial será habilitada para sugerir startups, apontar ideias similares ou ainda apoiar os colaboradores no envio de ideias mais elaboradoras.

5° tópico - Acompanhamento Financeiro
Nesse tópico o usuário consegue definir o padrão para os parêmtros de gestão do acompanhamento financeiro das ideias pela Central de Ganhos, e pagamento e reconhecimento dos colaboradores pelas ideias implantadas

  • PERIODICIDADE e QUANTIDADE DE PERÍODOS: determina os valores default desses campos quando uma ideia foi enviada para acompanhamento de ganhos na Central de Ganhos.

  • RESPONSÁVEL FINANCEIRO: define o usuário default sugerido pelo sistema, quando uma ideia está sendo enviada para implantação com previsão de ganhos financeiros.

  • RESPONSÁVEL RECONHECIMENTO: usuário responsável por receber as notificações de pagamento financeiros no Menu de Barras 👉 Gerenciar Reconhecimento, oriundas do sistema de Recompensa Quantitativa e Recompensas na Campanha por Critérios de Classificação.


6° tópico - Exibição e Timeline:
Esta seção define o comportamento padrão da time de ideias da página inicial da Central de Ideias.

Como opção do campo “ORDENAÇÃO DA TIMELINE”, nós temos:

  • Recomendadas: intercala ideias mais recentes com as mais relevantes;
  • Mais Recentes;
  • Mais Relevantes: mais curtidas e comentadas de acordo com o peso dado para cada nos campos Peso Comentário e Peso Curtida;
  • Mais Curtidas;
  • Mais Comentadas.

O campo “RENOVAÇÃO DE IDEIAS TIMELINE” determina que a cada X dias, a timeline é renovada com base nos pesos dados para as curtidas e os comentários.

O campo Destaque no Carrossel, define se no carrossel serão mostrados os banners das Campanhas, ou o banner dos Tipos de Campanha. Já a flag “HABILITAR BANNER DE CAMPANHAS EM DESTAQUE NA PÁGINA DE CAMPANHAS”, define se na página de campanhas também aparecerá o carrossel de desafios.

Os campos Quantidade de Temas e Quantidade de Campanhas determinam a quantidade desses itens que aparecerá no bloco Principais Categorias, abaixo do Ranking Geral da timeline.


Por fim, a flag "VISUALIZAR IDEIAS EM GRADE" é utilizada para definir o tipo de visualização que o usuário terá quando acessar todas as ideias, marcando essa opção, as ideias ficarão ordenadas em grade:



Já desmarcando, as ideias irão ficar ordenadas em lista:

 

7° tópico - Banner na timeline:
Esta opção é semelhante a de links externos mencionados anteriormente, tendo o diferencial de poder ser adicionada uma imagem que será exibida na página inicial da Central de ideias, que quando selecionada, irá redirecionar o usuário para o link definido.



A visualização na página inicial ficará desta maneira:



8° tópico - Perfil Corporativo

Cria um perfil corporativo (oculto) para poder ser utilizado por qualquer usuário que possui a permissão “COMENTAR COM PERFIL CORPORATIVO” habilitada em seu perfil, para fazer comentários em ideias de forma anônima em nome desse usuário corporativo.

 


Configuração Geral: Fluxo de Aprovação Padrão

Nesta aba você poderá definir as configurações do fluxo de aprovação padrão do ambiente, ou seja, o fluxo de aprovação que será utilizado nas campanhas na qual a flag "Personalizar fluxo de aprovação" não for habilitada:


*Dica: Para mais informações a respeito sobre como criar um fluxo de aprovação recomendamos a leitura do artigo: Como criar o fluxo de aprovação da sua campanha?

 

Quais dados podem ser exportados?

Para realizar a exportação de qualquer dado na plataforma, primeiramente o usuário precisa ter essa permissão habilitada em seu perfil. Para verificar essa permissão basta ir no Menu de Engrenagem 👉 Usuários e buscar o nome do colaborador. Uma vez com essa permissão habilitada, basta o usuário acessar o Menu de 3 linhas 👉 Exportar Dados.

 

Você poderá exportar os relatórios em cada bloco, com as seguintes informações:

  • Dados de Ideias: conteúdo das ideias, conteúdo e histórico de aprovação das ideias, lista de campanhas cadastradas, ganhos financeiros das ideias, lista de temas cadastrados, relatório de avaliações pendentes, lista de critérios de classificação cadastrados e relatórios de pareceres solicitados e emitidos.

  • Dados de Usuário: lista de departamentos cadastrados, relatórios com os logs de acesso dos colaboradores e lista de colaboradores cadastrados.

  • Gamificação e Recompensas: lista de pontos totais de cada colaborador, extrato detalhado de moedas de cada colaborador e lista de moedas totais de cada colaborador.

  • Interações: lista de conexões criadas, lista de ideias compartilhadas e favoritadas, lista de ideias que tiveram solicitação de participação, lista de ideias em cada conexão, favoritadas e sugeridas pela IA.

  • Exportação de Projetos: lista de projetos em cada portfólio, histórico de movimentações de projetos dentro do portfólio, lista de tarefas em cada projeto, lista com os campos do formulário de cada etapa preenchidos.

  • Dados de Estratégia: lista de Worspace’s na plataforma, lista de Objetivos e os respectivos Worspace’s que eles estão atrelados, lista de resultados-chave, lista de tarefas que foram importadas da Central de Iniciativas.

Para dar início a exportação de dados, basta selecionar qualquer um dos blocos de relatório e clicar na opção “Solicitar”.

Para cada bloco de relatórios, você ainda pode aplicar filtros específicos para restringir as informações contidas na planilha gerada clicando no ícone ao lado do botão “Solicitar”. Cada bloco de dados possui opções de filtros diferentes, de acordo com o tipo de dados gerados. Caso opte por utilizar os filtros, é necessário clicar em "Aplicar" e em seguida em "Solicitar".


Após clicar no botão “Solicitar” você será transferido para a tela de Histórico de Solicitações, onde poderá acompanhar o processamento do relatório até ele estar pronto para ser baixado.

Caso você opte por fazer o download parcial, selecionando um ou mais relatórios ou bloco de dados, o mesmo poderá ser disponibilizado em até 5 minutos no Histórico de Solicitações. Também será gerado um arquivo em excel para cada relatório do bloco de dados.
Caso você opte por fazer o download completo dos dados, o mesmo será disponibilizado em até 30 minutos após a solicitação, na tela de Histórico de Solicitações. Neste caso, será gerado um único arquivo em excel com todos os relatórios.

 

Agendando o processamento de um relatório

Só é possível agendar um relatório para download se você estiver exportando todos os dados da plataforma, para isso basta ir na seção "Exportar todos os dados" e clicar na opção “Agendar Processamento”.

Você deverá escolher com que frequência o relatório deverá ser disponibilizado:

Observação: Por enquanto só é possível escolher um padrão de relatório por agendamento. Caso queira agendar mais de um processamento, com recorrência e período distintos basta repetir o processo de agendamento, selecionando as demais recorrências e períodos desejados.

Você também deverá escolher o período de vigência dos dados (contando o dia em que ele foi programado).

Agora, clique no botão “Agendar”, onde você também poderá acompanhar o status de processamento do relatório.

Por fim, é só clicar no botão “Solicitar" que funciona como um botão de Salvar e Confirmar todos os dados preenchidos para o agendamento! 👇

 

Histórico de Solicitações

Na página de histórico de solicitações ou downloads você poderá visualizar os arquivos solicitados e baixados pelo seu usuário (apenas). Cada arquivo baixado contém o nome do arquivo, filtros que foram aplicados nesse arquivo, a data que ele foi processado, o status, e ações para download e exclusão do arquivo.

Interface gráfica do usuário, Aplicativo Descrição gerada automaticamente

Os estados de processamento dos arquivos são:

  • Em Processamento – o arquivo está sendo processado para download;
  • Erro no Processamento – o arquivo não foi processado corretamente e foi interrompido;
  • Processamento Concluído - o arquivo foi processado e está pronto para download;

Quando ocorrer um erro no processamento, basta clicar no ícone de relógio para o processamento ser reiniciado:

Interface gráfica do usuário Descrição gerada automaticamente com confiança média

Os arquivos processados, além de gerar notificação no sino de notificações para o usuário que solicitou o relatório, ficarão eternamente disponibilizados para download, a não ser que você o exclua clicando no ícone de lixeira.

 

Quais notificações e e-mails são disparados pela plataforma?

Você pode verificar todos os e-mails disparados pela plataforma no Menu de Engrenagens 👉 Modelos de E-mail, nesta aba estão listados os templates, no mesmo local é possível realizar personalizações no corpo do texto.

O e-mail mais frequente que geralmente é disparado, é o de Pendências Gerais, nele a plataforma faz um resumo das ações que estão pendentes com o seu usuário.

Além dele, os usuários podem receber um e-mail quando:

  • O cadastro do seu usuário for criado;
  • ao tentar recuperar senha;
  • enviar uma ideia para a validação;
  • a ideia for aprovada, reprovada, implantada;
  • for solicitado algum ajuste na ideia;
  • algum usuário comentar na ideia;
  • um usuário responder ao comentário;
  • um gestor solicitar um Parecer Técnico ao usuário;
  • uma ideia é reaberta;
  • uma ideia é enviada para o acompanhamento de ganhos;
  • a ideia é enviada para a Central de Iniciativas;
  • há uma denuncia na ideia (apenas para o usuário é o moderador - definido nas configurações gerais);
  • uma etapa do fluxo de aprovação chega à etapa de responsabilidade do avaliador (para avaliador).

Além da notificação via e-mail, essas ações geram uma notificação no sino de notificações da plataforma.

 

O que fazer caso precise de ajuda?

Neste tutorial você verá como é simples realizar a abertura e o acompanhamento de um ticket pela nossa plataforma de suporte Movidesk e assim, garantir o melhor atendimento para você e a melhor experiência do cliente para sua empresa. 🚀

O primeiro passo é realizar o login na plataforma com os dados que foram compartilhados com você, pelo seu Mentor de Sucesso.

Uma vez logado, você terá acesso, a partir do menu vertical localizado no canto superior esquerdo:

  • A Central de Tickets criados por você;
  • Ao Painel de Indicadores com alguns insights sobre os tickets criados;
  • Ao Mural de Avisos, que será mais um meio de comunicação do nosso Time de Suporte com você;
  • A Central de Ajuda, local onde você terá acesso a uma Base de Conhecimento com as principais dúvidas e tutoriais de uso da plataforma de inovação da AEVO.

 

Abrindo um Ticket

Existem duas formas de você abrir um ticket/chamado na Central de Atendimento da AEVO:

Via E-mail: Para isso, basta enviar da sua caixa de entrada, uma descrição detalhada da sua solicitação para o endereço suporte@aevo.com.br. Em instantes você receberá uma notificação também por e-mail, confirmando o registro do seu Ticket em nossa Central de Atendimento;
Via Central de Atendimento: uma vez logado na plataforma, basta clicar no ícone “+” no canto superior esquerdo da página inicial e selecionar a opção “Novo Ticket”.

Após isso, será necessário você determinar, dentre as opções listadas, qual o tipo de Serviço você está solicitando ajuda. A partir desse preenchimento inicial, novos campos serão disponibilizados para o preenchimento de informações necessárias para registo e andamento do seu ticket.

Em seguida, basta definir um título para o seu ticket no campo “Assunto” e utilizar o campo “Mensagem” para inserir anexos e informações adicionais que serão relevantes para o agente que irá te atender.

Por fim é só clicar em “Enviar Ticket” e acompanhar o andamento do seu chamado.

Independente de qual forma o seu ticket tenha sido criado, você sempre receberá uma notificação por e-mail confirmando o registro do mesmo em nossa Central de Atendimento. Daí é só ficar de olho na plataforma e no seu e-mail toda vez que houver alguma atualização em seu ticket.

 

Acompanhando um Ticket

A cada atualização do seu ticket pelos agentes responsáveis pelo atendimento, você receberá uma notificação por e-mail em tempo real, conferindo um retorno transparente e eficaz da avaliação do nosso time. Além disso, o mesmo acompanhamento poderá ser feito via plataforma se você estiver logado em sua conta. Para isso, é só clicar no segundo ícone do menu vertical do canto superior esquerdo da página inicial:

Nela você poderá acompanhar o status de cada um dos seus tickets:

  • Novo – ticket recém criado que ainda não começou a ser atendido pelo agente responsável;
  • Em Atendimento – ticket em andamento que já está sendo atendido pelo agente responsável;
  • Aguardando – ticket parado que está aguardando retorno de uma pessoa ou um time;
  • Cancelado – ticket finalizado pelo agente ou pelo cliente, que pode ser reaberto se necessário;
  • Resolvido – ticket finalizado pelo agente, que ainda não foi confirmado pelo cliente e que pode ser reaberto se necessário;
  • Fechado – ticket finalizado pelo agente e confirmado pelo cliente;

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