A plataforma dispara alguns tipos de e‑mails para os usuários, dentre eles o Resumo de Pendências. Para este e‑mail é possível definir a periodicidade de recebimento de forma geral (para todos os usuários) ou individual (por perfil). A seguir explicamos, de cada modo, como configurar, quais efeitos cada opção gera e boas práticas para evitar notificações indesejadas.
Configuração Geral
A configuração global está disponível em Menu de Engrenagem > Configuração Geral > Aba Central de Ideias > 2º Tópico - Comunicação. Nesta tela existe a flag Habilitar envio de e‑mails, que controla se a plataforma enviará e‑mails em nome do ambiente.
Após habilitar o envio de e‑mails, é possível definir a periodicidade do Resumo de Pendências que será disparado para os usuários em geral. As opções disponíveis normalmente são:
- Diário
- Semanal
- Quinzenal
- Mensal
- Nunca
Efeito: alterar essa periodicidade afeta o disparo do Resumo de Pendências para todos os usuários do ambiente, exceto para aqueles que tenham definido uma preferência individual (veja seção "Meu perfil").
Meu perfil
Usuários individuais podem sobrescrever a configuração global. A opção está disponível em Menu de 3 linhas > Meu perfil > 2º Tópico - Notificações, onde você encontra a configuração Frequência de avisos por e‑mail para o seu usuário.
Opções típicas que o usuário pode escolher:
- Padrão (obedece à periodicidade definida nas configurações gerais)
- Diário
- Semanal
- Quinzenal
- Mensal
Além disso, existe a flag Desejo receber notificações do Innovate via e‑mail:
- Se ativada: o usuário receberá todas as notificações disparadas pela plataforma para seu e‑mail.
- Se desativada: o usuário receberá apenas e‑mails essenciais (recuperação de senha, notificações críticas como denúncia de ideia, e‑mails de sistema/testes).
| Importante: a configuração individual se sobrepõe à configuração geral. Ou seja, mesmo que a periodicidade global esteja definida para mensal, um usuário pode optar por receber resumos diariamente. |
Boas práticas e recomendações
Para evitar ruído de notificações e garantir que os usuários aproveitem as mensagens, siga estas recomendações:
- Defina uma periodicidade padrão racional: escolha semanal ou quinzenal para ambientes com volume médio de pendências; ambientes muito ativos podem preferir diário.
- Permita configuração individual: incentive usuários com alta demanda a ajustar sua preferência no perfil.
- Eduque os usuários: publique um breve artigo ou comunicado explicando o conteúdo do Resumo de Pendências e como agir sobre as notificações.
- Monitore envios: analise feedbacks sobre excesso de e‑mails e ajuste a periodicidade global se necessário.
- Mantenha e‑mails essenciais ativos: não desative notificações críticas (recuperação de senha, denúncias, testes).
Observações técnicas
- Os demais e‑mails (confirmação de envio de ideia, solicitação de ajuste, notificações pontuais) são disparados em tempo real conforme ocorrem os eventos; não possuem periodicidade configurável.
- Alterações na configuração geral impactam todos os usuários que estiverem com a preferência no modo "Padrão". Usuários que definiram preferência individual não serão afetados na frequência até que mudem sua configuração pessoal.
- Para ambientes com regras especiais de comunicação (ex.: bloqueio de e‑mails, alias de remetente), valide com o time de TI e o suporte AEVO a entrega dos e‑mails.
Conclusão
O Resumo de Pendências é uma ferramenta útil para centralizar tarefas pendentes. Use a configuração geral para definir um padrão por ambiente e estimule usuários a ajustar suas preferências no perfil quando necessário. Lembre‑se que notificações críticas continuam a ser enviadas independentemente da periodicidade. Para alterar a periodicidade global ou individual, siga as rotas indicadas neste artigo e, em caso de dúvidas, consulte seus Superusuários ou abra um chamado com o suporte.
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