Após lançar um desafio para o ecossistema e começar a receber inscrições, inicia-se a fase de comunicação com as startups. Neste artigo você aprenderá como acionar as organizações diretamente do funil do desafio para que preencham as informações necessárias para uma avaliação adequada, quais tipos de e-mail podem ser enviados, como criar e testar templates e como gerir as respostas recebidas.
- Tipos de e-mail que podem ser disparados
- Enviando e-mails de convite
- Enviando e-mails de progresso e perdido
- Enviando e-mails personalizados
- Recebendo e respondendo e-mails personalizados
- Lembretes importantes
Tipos de e-mail que podem ser disparados
A comunicação com startups pela Central de Startups é realizada exclusivamente por e-mail. Atualmente a plataforma disponibiliza quatro tipos principais de mensagens, cada uma com finalidade e efeitos distintos:
- E-mail de convite: usado para convidar individualmente uma organização que ainda não consta no seu funil a se inscrever no desafio público.
- E-mail de progresso: notifica a startup que ela avançou para a próxima etapa do funil.
- E-mail de perdido: informa que a startup não evoluiu e foi considerada perdida no funil.
- E-mail personalizado: inicia uma thread de conversa direta com a startup, permitindo intercâmbio de mensagens e anexos.
Enviando e-mails de convite
Para convidar uma organização que ainda não está no seu funil, acesse o funil do desafio e clique no botão Convidar Organização localizado na barra superior do funil. Esse botão abre um pop-up com os campos necessários para envio.
Use o botão Convidar Organização para iniciar o envio de convites.
No pop-up de convite você deve:
- Adicionar os endereços de e‑mail no campo Enviar Para. Ao digitar cada endereço é necessário pressionar Enter para confirmar.
- Utilizar o link para inscrição que é inserido automaticamente no template e direciona para a página de inscrição do funil.
Preencha destinatários e personalize o template antes de enviar.
| Importante! Ao adicionar cada endereço de e-mail é necessário acionar a tecla Enter para confirmar a inclusão do e-mail na lista de destinatários. |
Você pode editar o template padrão clicando em Editar E-mail de Convite. No modal de edição:
- Edite o corpo do e-mail e o Assunto — o assunto é obrigatório para salvar o template.
- Use Restaurar E-mail Padrão para retornar ao template padrão da plataforma, se necessário.
Edite e salve o template antes de enviar os convites.
| Atenção! Caso não exista um template pré‑definido, ao clicar em Enviar Convite a plataforma abrirá automaticamente o modal de edição do template para que você o configure antes do envio. |
Após preencher e confirmar os destinatários e template, clique em Enviar Convite. A plataforma mostrará um pop-up de confirmação — somente ao confirmar enviará as mensagens.
Clique em Enviar para efetivar o disparo dos convites.
Enviando e-mails de progresso e perdido
Os e-mails de Progresso e Perdido informam as startups sobre a continuidade (ou não) do processo no desafio. Antes de enviar, é necessário habilitar os templates de cada etapa onde esse tipo de notificação é relevante. Para isso, acesse o menu de três pontos do funil e selecione Templates de E-mail.
Habilite e personalize templates de Progresso e Perdido por etapa.
No modal de templates, habilite o template de progresso e/ou perdido, salve alterações e, se desejar, envie um e-mail de teste para validar formatação e links.
Depois de configurados, estes e-mails podem ser disparados de duas formas:
- Primeiro: clicando no ícone de envelope na parte inferior da etapa — será exibido um dropdown permitindo escolher entre Enviar e-mail de progresso ou Enviar e-mail personalizado. O número ao lado indica quantas startups dessa etapa ainda não receberam esse e-mail.
Selecione o tipo de e-mail e confirme o envio para a etapa.
| Importante: se o filtro do funil estiver em Ativas, o sistema enviará o e-mail de Progresso. Se o filtro estiver em Perdidas, será enviado o e-mail de Perdido. Se o filtro for Todas, nenhum desses dois e-mails poderá ser enviado a partir do atalho da etapa. |
Segundo: pelo botão de enviar/reenviar e-mail dentro do card da Organização — disponível apenas para organizações ativas, e neste caso será enviado o e-mail de progresso.
| Importante! Em ambos os casos, o usuário que executa a ação precisa ter o perfil de Editor do funil ou ser Superusuário para visualizar e utilizar os botões de envio. |
Enviando e-mails personalizados
Para enviar e-mails personalizados, o usuário deve ter acesso à Central de Startups (Menu de Engrenagem > Usuários) e ter a permissão de Editor de Funil configurada no modal de edição do funil (kanban do Funil > ícone de Lápis no título do funil).
Os e-mails personalizados podem ser enviados apenas para startups presentes no seu funil, por três caminhos:
- Pelo botão Enviar E-mail no funil.
- Pelo botão de envio de e-mail nas etapas do funil.
- Pelo botão Enviar E-mail no modal da startup.
Ao abrir o modal de envio de e-mail personalizado, você pode incluir todas as startups ativas com um só clique usando Incluir todas as startups ativas. No campo Assunto e no corpo do e-mail estão disponíveis variáveis como Nome da organização e Nome do funil, além de variáveis para inserir Descrição do funil, Link para resposta e Link para o formulário da etapa.
Inclua todas as startups ativas e utilize variáveis para personalizar mensagens.
A variável Link para resposta insere um link que permite ao destinatário responder ao e-mail — essas respostas ficam registradas como histórico de comunicação dentro do modal da startup. A variável Link para o Formulário da Etapa aponta para o formulário que a organização pode editar para atualizar o envio anterior.
| Importante! Somente os e-mails que possuem a variável Link para Resposta adicionada poderão receber respostas dos destinatários. Para permitir que uma organização edite formulários já preenchidos, adicione a variável Link para o Formulário da Etapa. |
Após compor o e-mail, clique em Enviar e-mail para efetivar o disparo, ou em Enviar E-mail de teste para validar o layout antes do envio em massa.
No modal da startup, a aba E-mails exibe todo o histórico de mensagens e as respostas em formato de threads, permitindo leitura e resposta ao último e-mail recebido. A aba Anexos centraliza arquivos enviados por e-mail ou via formulário, disponíveis para download.
Histórico de e-mails e opção de responder ao último contato.
Recebendo e respondendo e-mails personalizados
Quando uma organização responde a um e-mail personalizado, a resposta é registrada no card da startup, formando uma thread. Essas respostas geram notificação por e-mail aos editores do funil para que acompanhem a interação.
Observações sobre links e prazos:
- O link para preenchimento enviado em e-mails de progresso fica válido por 7 dias. Caso a startup acesse após esse período, a plataforma enviará um novo link automaticamente.
- Se o funil foi excluído ou arquivado, as organizações não conseguem responder aos e-mails; ao clicar no link o destinatário verá um alerta informando que "Esse e-mail não aceita mais respostas".
| Importante: uma notificação por e-mail é enviada aos editores do funil toda vez que uma startup responder um e-mail. |
As threads com 4 ou mais e-mails são exibidas inicialmente comprimidas (mostrando apenas o primeiro e o último e-mail). Ao clicar em ver mais a thread completa é expandida; ao reabrir o modal, o comportamento comprimido é restaurado.
| Importante! Editores de funil podem responder apenas ao último e-mail de uma thread clicando no ícone de resposta; não é possível adicionar outros destinatários em uma resposta. |
Na aba E-mails, respostas ainda não visualizadas aparecem expandidas com o indicador Novo!. Ao acessar a aba, as respostas deixam de ser marcadas como novas.
Lembretes importantes
Configuração SMTP: se você possui um SMTP configurado na plataforma para envio de e-mails, os e-mails personalizados enviados pela Central de Startups terão como remetente o endereço definido na configuração SMTP. Caso não haja essa configuração, o remetente será o AEVO. Consulte o guia de SMTP para detalhes de configuração.
Veja também: Como realizar a configuração SMTP
Layout dos e-mails: todos os e-mails enviados pelo funil usam a formatação padrão do AEVO. É possível alterar apenas o conteúdo com formatações básicas, tal como nas landing pages dos desafios. O template inclui a logo do ambiente no cabeçalho, usa a cor principal definida para links e inclui o rodapé padrão AEVO.
Anexos: imagens inseridas diretamente no corpo do e-mail aparecem em preview e não são consideradas anexos. Arquivos enviados como anexos aparecem em seção específica para download.
Notificações: atualmente a única notificação automática é enviada aos editores do funil sempre que uma startup responde a um e-mail.
Permissionamento:
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Conclusão
A comunicação com as startups no âmbito do seu desafio é realizada exclusivamente por e‑mail através da Central de Startups. Existem quatro tipos principais de e-mails: Convite, Progresso, Perdido e Personalizado. Convites são enviados pelo botão Convidar Organização e exigem confirmações de destinatários e template. E‑mails de Progresso/Perdido devem ter templates habilitados por etapa e podem ser enviados via atalho na etapa ou pelo card da organização (apenas para organizações ativas). E‑mails personalizados permitem thread bidirecional quando a variável Link para Resposta for utilizada; respostas ficam registradas na aba E-mails do modal da startup. Verifique a configuração SMTP para controlar o remetente e certifique‑se de que o usuário que realizará envios possua permissão de Editor do Funil ou seja Superusuário.
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