Veja aqui neste vídeo de 5 minutos, como utilizar a ferramenta de exportação de dados da plataforma.
Caso prefira uma boa leitura, segue o tutorial descritivo abaixo: ☕💻
A exportação de dados é uma funcionalidade essencial para quem utiliza a plataforma como fonte de informações para análises e relatórios em ferramentas de business intelligence, como Power BI e Tableau. Para garantir um melhor desempenho no processamento e download dos arquivos, é necessário programar previamente os relatórios que serão acessados.
Neste artigo você verá:
- Como exportar um relatório?
- Como programar um relatório para download?
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Como verificar o histórico de downloads?
Como exportar um relatório?
Para realizar a exportação de qualquer dado na plataforma, primeiramente o usuário precisa ter a permissão de "Acessar Exportação de Dados" habilitada em seu perfil. Para verificar essa permissão basta ir no Menu de Engrenagem 👉 Usuários e buscar o nome do colaborador. Uma vez com essa permissão habilitada, basta o usuário acessar o Menu de Barras 👉 Exportar Dados.
Você poderá exportar os relatórios em 6 blocos, com as seguintes informações:
Dados de Ideias: conteúdo das ideias, conteúdo e histórico de aprovação das ideias, ganhos financeiros das ideias, relatório de avaliações pendentes, relatórios de pareceres solicitados e emitidos, lista de critérios de classificação cadastrados, lista de temas cadastrados, lista de campanhas cadastrada e denúncias feitas por usuários.
Dados de Usuário: lista de departamentos cadastrados, lista de colaboradores cadastrados, relatórios com os logs de acesso dos colaboradores.
Gamificação e Recompensas: lista de pontos totais de cada colaborador, lista de moedas totais de cada colaborador, extrato detalhada de moedas de cada colaborador.
Interações: lista de conexões criadas, favoritadas e sugeridas pela IA, lista de ideias em cada conexão, lista de ideias favoritadas e compartilhadas e lista de ideias que tiveram solicitação de participação.
Exportação de Projetos: lista de projetos em cada portfólio, histórico de movimentações de projetos dentro do portfólio, lista de tarefas em cada projeto, lista com os campos do formulário de cada etapa preenchidos.
Dados de Estratégia: lista de Worspace’s na plataforma, lista de Objetivos e os respectivos Worspace’s que eles estão atrelados, lista de resultados-chave, lista de tarefas que foram importadas da Central de Iniciativas.
Para dar início a exportação de dados, basta selecionar qualquer um dos blocos de relatório e clicar na opção “Solicitar”.
Para cada bloco de relatórios, você ainda pode aplicar filtros específicos para restringir as informações contidas na planilha gerada clicando no ícone ao lado do botão “Solicitar”. Cada bloco de dados possui opções de filtros diferentes, de acordo com o tipo de dados gerados.
| Observação: No caso dos relatórios da flag "Ideia" e da flag "Acesso e engajamento de usuários" é necessário que seja selecionada uma data de ínicio caso você queira informações de outros anos que não sejam o vigente. Esse ajuste foi feito como uma melhoria pois como esses dois relatórios possuem muitas informações, costumava ocasionar erros no carregamento dos seus dados. |
Após clicar no botão “Solicitar” você será transferido para a tela de Histórico de Solicitações, onde poderá acompanhar o processamento do relatório até ele estar pronto para ser baixado.
- Caso você opte por fazer o download parcial, selecionando um ou mais relatórios ou bloco de dados, o mesmo poderá ser disponibilizado em até 5 minutos no Histórico de Solicitações. Também será gerado um arquivo em excel para cada relatório do bloco de dados.
- Caso você opte por fazer o download completo dos dados, de forma programada ou não, o mesmo será disponibilizado as 00h do dia programado ou do dia solicitado, na tela de Histórico de Solicitações. Neste caso, será gerado um único arquivo em excel com todos os relatórios.
Como agendar um relatório para download?
Só é possível agendar um relatório para download se você estiver exportando todos os dados da plataforma, para isso basta ir na seção "Exportar todos os dados" e clicar na opção “Agendar Processamento”.
Você deverá escolher com que frequência o relatório deverá ser disponibilizado:
| Observação: por enquanto só é possível escolher um padrão de relatório por agendamento. Caso queira agendar mais de um processamento, com recorrência e período distintos basta repetir o processo de agendamento, selecionando as demais recorrências e períodos desejados. |
E também o período de vigência dos dados (contando o dia em que ele foi programado).
Agora, clique no botão “Agendar”, onde você também poderá acompanhar o status de processamento do relatório.
Por fim, é só clicar no botão “Solicitar" que funciona como um botão de Salvar e Confirmar todos os dados preenchidos para o agendamento! 👇
Prontinho! Agendado! 🚀
Como verificar o histórico de downloads?
Na página de histórico de solicitações ou downloads você poderá visualizar os arquivos solicitados e baixados pelo seu usuário (apenas). Cada arquivo baixado contém o nome do arquivo, filtros que foram aplicados nesse arquivo, a data que ele foi processado, o status, e ações para download e exclusão do arquivo.
Os estados de processamento dos arquivos são:
- Em Processamento – o arquivo está sendo processado para download;
- Erro no Processamento – o arquivo não foi processado corretamente e foi interrompido;
- Processamento Concluído - o arquivo foi processado e está pronto para download;
Quando ocorrer um erro no processamento, basta clicar no ícone de relógio para o processamento ser reiniciado
Os arquivos processados, além de gerar notificação no sino de notificações para o usuário que solicitou o relatório, ficarão eternamente disponibilizados para download, a não ser que você o exclua clicando no ícone de lixeira.
Caso queira saber mais detalhes sobre o exportar dados recomendamos a leitura dos seguintes artigos: