Neste artigo você aprenderá como configurar e-mails personalizados por etapa em uma campanha. Essa funcionalidade permite ao gestor do programa adaptar as comunicações enviadas aos autores e elaboradores de ideias de acordo com cada etapa do fluxo de aprovação, garantindo mensagens mais claras e direcionadas às necessidades da campanha.
- Introdução
- Passos para configurar e-mails personalizados por etapa
- O que o e-mail personalizado faz e quando é enviado
- Boas práticas ao personalizar templates
- Observações importantes
- Conclusão
Introdução
Os E-mails Personalizados por Etapa permitem que você escreva um template exclusivo para cada etapa do fluxo de aprovação de uma campanha. Essas mensagens são úteis para comunicar decisões, solicitações de ajuste ou orientações específicas quando uma ideia sai de uma etapa. A configuração é feita na edição da campanha e o template fica vinculado exclusivamente à etapa e à campanha onde foi criado.
Passos para configurar e-mails personalizados por etapa
A seguir, o passo a passo com o propósito de cada ação e o resultado esperado.
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Acesse as configurações da campanha:
Por que: é o ponto de entrada para editar as definições específicas da campanha; o que acontece: a tela de edição da campanha será exibida.
Caminho: Ícone de engrenagem > Campanhas > Clique no ícone de lápis. -
Abra a aba Aprovação:
Por que: as configurações de cada etapa e seus templates ficam nessa aba; o que acontece: serão listadas as etapas definidas para a campanha. -
Localize a etapa desejada e clique em Avançado:
Por que: as opções avançadas permitem editar templates e comportamentos; o que acontece: serão exibidas configurações adicionais, incluindo o bloco Modelo de E-mail. -
Em Modelo de E-mail clique em Definir e-mail personalizado:
Por que: abre o editor de template onde você cria a mensagem que será enviada aos autores/elaboradores quando a ideia sair desta etapa; o que acontece: um editor com opções de formatação é exibido. -
Escreva e formate o template:
Por que: personalizar o assunto e corpo permite maior assertividade na comunicação; o que acontece: o conteúdo será salvo apenas para essa etapa da campanha. -
Salve as alterações:
Por que: aplicar o novo template garante que futuras notificações usem o conteúdo personalizado; o que acontece: o template passa a ser o modelo enviado quando a regra for acionada. -
Realize um teste (recomendado):
Por que: validar o layout e as variáveis antes de disparar aos usuários; o que acontece: você pode enviar um e-mail de teste para verificar como a mensagem será exibida.
O que o e-mail personalizado faz e quando é enviado
O template definido nesta configuração será usado no envio de e‑mail para os autores e elaborador da ideia no momento em que a ideia sair da etapa configurada. Ou seja, ele é exclusivo daquela etapa dentro daquela campanha — não é compartilhado com outras etapas ou campanhas.
Efeito: ao mover a ideia para a próxima etapa (ou ao executar a ação que dispara o envio de progresso), a plataforma verificará se existe um template personalizado naquela etapa; se existir, ele será utilizado para compor o e‑mail enviado ao destinatário.
| Observação: o template de e‑mail configurado nesta tela não fica salvo em outro local — ele é exclusivo às configurações da etapa nesta campanha. |
Boas práticas ao personalizar templates
- Use assunto claro e objetivo: garanta que o destinatário identifique rapidamente o propósito do e‑mail.
- Inclua variáveis relevantes: Nome da organização, Nome da ideia, Nome da campanha, links de resposta e link para formularios quando aplicável.
- Valide o layout: envie um e‑mail de teste para checar que imagens, botões e links funcionam corretamente.
- Evite conteúdo sensível: não inclua informações que não deveriam ser transmitidas automaticamente por e‑mail.
- Documente templates: mantenha controle das versões e do autor das alterações para rastreabilidade.
Observações importantes
- Se não houver um template pré‑definido e você clicar em Enviar Convite (ou similar), a plataforma abrirá automaticamente o modal de edição do template para que seja configurado antes do disparo.
- Apenas usuários com permissão adequada (Editor de Funil, Administrador ou Superusuário conforme política da sua instância) conseguem editar templates e disparar e‑mails massivos.
- Para permitir respostas dos destinatários via e‑mail, inclua a variável "Link para Resposta" no corpo do e‑mail. Para permitir que a organização retorne e edite formulários, inclua o "Link para o Formulário da Etapa".
| Importante: apenas os e‑mails que possuem a variável "Link para Resposta" adicionada poderão receber respostas dos destinatários. Para permitir edição de formulários, adicione também a variável "Link para o Formulário da Etapa". |
Conclusão
Os E-mails Personalizados por Etapa proporcionam flexibilidade e precisão nas comunicações da sua campanha. Para configurar: edite a campanha (Menu de Engrenagem > Campanhas > ícone de lápis), abra a aba Aprovação, localize a etapa, clique em Avançado e defina o Modelo de E‑mail. Salve e teste antes de disparar. Lembre‑se de incluir as variáveis de resposta e de formulário quando desejar thread bidirecional e edição por parte do destinatário.
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