Os projetos são utilizados pelos gestores para diversas finalidades, sendo a mais comum: gerenciar tarefas dentro de sua equipe. A partir dessa ferramenta o gestor consegue acompanhar o andamento de cada uma delas e entender em qual estágio o projeto se encontra. Veja a segui algumas informações importantes para que você possa acompanhar e gerenciar projetos.
- Visualização Central de Iniciativas
- Configurações Gerais de Projetos
- Como atualizar informações de identificação do projeto?
- Integração com outras Centrais
- Como utilizar KPI's dentro dos Projetos?
- Como gerenciar os KPI's sob minha responsabilidade?
- Etiquetas e Filtros dos Projetos
- Permissões de usuários nos Projetos
Visualização Central de Iniciativas
Na Central de Iniciativas existem três tipos de visualização, a depender de qual análise ou acompanhamento você deseja fazer, são elas: Portfólios, Projetos e Tarefas.
Portfólios: É a visão macro da Central de Iniciativas. Dentro dos portfólios existem diversos projetos.
Caso você esteja dentro de um projeto e deseje voltar para a visão de portfólio, basta clicar no botão que fica na barra superior, no lado direito da tela.
Para transitar entre os diversos portfólios a que se tem acesso é necessário abrir a lista de seleção que fica logo abaixo do botão anterior. Nela é possível buscar e visualizar todos os portfólios que o usuário tem permissão de visualizar.
Podemos optar por visualizar o portfólio de duas formas, em kanban ou timeline, para selecionar o formato desejado é necessário acionar os botões que ficam abaixo da lista de seleção dos portfólios.
Projetos: Os projetos estão dentro de um portfólio, e dentro deles existem diversas tarefas:
Ao acessar essa página, também existe uma maneira de transitar entre os projetos. Para isso basta abrir a lista de seleção, onde estão listados todos os projetos que o usuário tem acesso.
Diferente dos portfólios, aqui não existe a opção de visualização no formato timeline, mas é possível utilizar uma outra funcionalidade para gerenciar as tarefas do projeto. Além da visualização convencional, que é a imagem acima, é possível criar KPI’s, clicando no botão ao lado de tarefas, que são indicadores utilizados para mensurar o atingimento de determinada meta das tarefas.
Tarefas: São a visão “micro” da Central de Iniciativas. Elas estão dentro de um projeto, que está dentro de um portfólio. Tem a intenção de subdividir as atividades dos projetos e delegar a função a algum colaborador para cumprir uma etapa do projeto. Para acessar as Tarefas o usuário pode tanto clicar nela na visualização kanban do projeto, como também pode selecionar o ícone , na barra superior direita, que leva para a listagem de todas as tarefas que estão atribuídas ao seu usuário:
A visão que se tem é bem diferente da vista em portfólios e projetos, mas a intenção é dar ao usuário a noção de todas as pendências que ele precisa cumprir.
Clicando no nome das tarefas o colaborador tem acesso ao pop-up onde ele verifica as datas previstas, etiquetas, descrição, checklist, anexos, etc. É a visão mais aprofundada sobre tudo que envolve aquela tarefa.
Informações gerais de Projetos
Os projetos estão dentro de um portfólio, e dentro deles existem diversas tarefas. De modo geral, eles são utilizados para agrupar Tarefas que tenham um objeto em comum.
No Kanban do projeto é possível ver todas as tarefas, o progresso do total do projeto e filtrar as tarefas a serem exibidas. Nessa visão, também é possível mover as tarefas de etapa, basta clicar no card da tarefa e arrastá-la para a etapa desejada.
| Importante: As tarefas arquivadas não são mostradas, para exibi-las basta selecionar o filtro Arquivadas em Situação. |
Para criar novas tarefas basta clicar no botão +Nova Tarefa que fica na parte inferior das raias de etapas.
Um campo em branco será exibido, assim, basta digitar o nome desejado para a tarefa e usar a tecla Enter para concluir a ação.
Clicando no card de alguma tarefa, é exibido o modal de Tarefas.
Nele é possível ter acesso a todas as informações dessa tarefa. Dessa forma conseguimos atribuir um usuário responsável, inserir datas de início e fim, adicionar etiquetas, inserir descrição, criar uma Checklist, adicionar anexos, orçamento, comentários e visualizar o histórico de ações.
Na barra superior do modal, existem algumas ações importantes para o gerenciamento das tarefas no projeto.
Inicialmente, conseguimos visualizar o “endereço” dessa tarefa, ou seja, o portfólio > projeto > etapa do projeto onde essa tarefa está localizada. Veja que na etapa do projeto é possível expandir um lista com todas as etapa deste projeto e move-lá de etapa selecionando a desejada.
No ícone é possível ter acesso ao tutorial de aprendizagem do modal e, em seguida, temos acesso a uma lista de seleção onde é possível alterar o status desta tarefa.
A utilização dessa etiquetagem é importante, sobretudo, para um bom gerenciamento do andamento do projeto. Vale lembrar que, essa etiquetagem, é refletida também no módulo da Central de Estratégias.
Por fim, no menu de pontinhos, é possível seguir, espelhar, requisitar validação e excluir essa tarefa.
A criação de etapas é feita através do botão ➕que se encontra no extremo direito da lista de etapas:
Ao clicar irá abrir uma caixa de texto, para inserir o nome da etapa. Também é possível cancelar a criação de uma etapa clicando no botão ✖️.
Para excluir uma etapa do projeto, o usuário deve clicar no menu de pontinhos ao lado do nome da etapa.
Um modal de confirmação irá aparecer solicitando a confirmação da ação.
| ATENÇÃO! Ao confirmar a exclusão de uma etapa, todas as tarefas também serão excluídas. |
Como atualizar as informações de identificação do projeto?
Para acessar as configurações do projeto deve- se clicar na “setinha pra baixo” ao lado do nome do projeto.
Após isso, será aberto um pop-up onde será possível modificar as principais informações do projeto.
Na barra superior, é possível definir a situação do projeto alterando para projeto ativo, projeto concluído ou projeto arquivado.
| Observação: Para alterar a situação de um projeto o usuário deve ter, no mínimo, a permissão de membro do portfólio. |
Projetos concluídos ou arquivados são exibidos no portfólio apenas através dos respectivos filtros.
Os campos início e Limite são utilizados para definir as datas previstas onde as iniciativas deste projeto serão realizadas.
Do lado direito em Permissões do Projeto, o campo Gerente serve para definir qual(is) usuário será responsável por gerir as iniciativas daquele projeto. Também é possível definir os usuários que serão Administradores - que poderão executar qualquer ação dentro do projeto, e Membros - que poderão executar qualquer ação dentro do projeto, exceto editar a identificação do projeto e os Colaboradores Externos que veem e editam apenas as tarefas e KPIs nos quais estão atribuídos. Não visualizam o portifólio.
Os Campos são criados na página do portfólio. Para isso, é necessário seguir até o portfólio e clicar em Criar campo.
| ATENÇÃO! Essa opção só aparecerá para os usuários que tenham, no mínimo, a permissão de membro de portfólio. |
Ao clicar no botão, irá aparecer no lugar uma caixa de texto para inserção do nome do campo. Para concluir a criação do campo basta utilizar a tecla Enter ou clicar na bolinha que aparece no canto superior direito.
Após o campo criado, basta clicar em cima do mesmo para abrir um pop-up para criação das opções dentro deste campo.
Com as opções criadas, é possível editar o projeto e selecionar os campos que fazem sentido para o mesmo.
Na aba Geral, o campo “descrição do Projeto” serve para que o gestor possa inserir a descrição do projeto, ou seja, identificá-lo com o motivo, razão, finalidade, etc.
Formulários são configurados nas etapas do portfólio e ficam disponíveis quando o projeto é movido para a etapa.
No orçamento, é possível definir manualmente um orçamento para o projeto ou Importar de Tarefas. Ao importar o orçamento, o orçamento do projeto passa a ser a soma dos orçamentos de cada tarefa presente no projeto.
| Observação: Ao se atualizar o orçamento de uma tarefa, quando o orçamento do projeto foi importado das tarefas, o valor do orçamento do projeto é atualizado automaticamente. |
Na aba Atualizações você poderá registrar tudo o que está acontecendo em cada etapa do projeto, incluindo uma breve descrição e uma tag de status. Essas tags facilitam, para você e toda a equipe, a compreensão rápida da situação atual de cada projeto. No modal do projeto, gerentes e administradores poderão inserir atualizações periódicas sobre o andamento, garantindo um acompanhamento mais eficiente.
Na aba Vínculos simplifica a consulta e o acesso a projetos relacionados a partir de um projeto central. Ela mostra uma aba para acompanhar conexões entre projetos, que só aparece se houver vínculos, e exibe a contagem total de vínculos ao lado do título da aba.
Na aba Anexos é possivel adicionar um arquivo à plataforma arrastando-o para o local indicado ou escolhendo-o no seu dispositivo. Também é possível buscar um arquivo pelo nome e excluí-lo, se necessário.
Em Histórico é uma seção importante do sistema onde você pode ver todas as mudanças e eventos dos projetos e formulários. Cada evento mostra o que foi feito pelos usuários e o estado atual dos projetos.
Integração Com outras Centrais
Para saber mais sobre a integração da Central de Iniciativas com as demais Centrais da plataforma, acesse o artigo: Integração com outros módulos.
Como utilizar KPI's dentro de Projetos?
Ao abrir um projeto, existem dois botões no canto superior direito, na direção do nome, um deles é o KPI:
KPIs são ferramentas de gestão para se realizar a medição e o consequente nível de desempenho e sucesso de um determinado processo dentro de um projeto. Ao clicar neste botão de KPI, se já existir algum KPI criado, irá mostrar dessa forma:
E se não existir nada criado, o que aparecerá será a seguinte tela:
Clicando no botão “Novo KPI”, teremos a criação de um KPI do zero. Para realizar essa criação é necessário informar, o nome do KPI, uma breve descrição sobre o que será medido com ele, a unidade métrica que fará essa medição, quem será o responsável por ele, sendo possível inserir somente um responsável, e as etiquetas que foram criadas anteriormente podem ser definidas para serem usadas no KPI:
Na etapa de metas é definido a data de fechamento, e qual será a meta que deverá ser atingida nesta data. Aqui é possível criar mais de uma meta com novas datas, e com base nas metas é possível definir 3 status por porcentagem de alcance dela, sendo eles um vermelho, significando que a meta não foi atingida, um amarelo, sinalizando que está perto de atingir, e um verde sinalizando que foi atingido:
Quando o KPI é criado a visualização que existe dele será a seguinte:
O campo real é editável, sendo colocado o que foi feito até a data definida. Com base nas porcentagens configuradas isso fica vermelho, amarelo ou verde, dependendo do quanto foi atingido do total, exemplo:
Clicando no botão “Nova medição”, que fica no canto inferior direito, é possível inserir uma nova data e uma nova meta que deverá ser atingida:
É possível excluir um KPI pelo botão da lixeira:
Também é possível editar um KPI clicando no botão do lápis e, ao clicar nele, abrir um modal igual ao de criação para realizar a edição.
A marcação que possui nele das quantidades realizadas, sempre considera a última métrica colocada nele. Com isso, temos um KPI criado e realizando as medições conforme a configuração.
Como gerenciar os Meus KPI's?
Na plataforma existe a possibilidade de visualizar todos os KPIs que estão sob a sua responsabilidade. Cada usuário possui os devidos KPIs vinculados a ele, que podem ser vistos nessa página. Para ter essa visualização, basta entrar na central de iniciativas e clicar no seguinte botão:
A página é separada por projetos que possuem KPIS de sua responsabilidade:
Ao clicar em cada setinha é possível ter a visualização completa do KPI:
Nessa página também é possível filtrá-los por etiquetas, projetos e por situação:
E é permitido criar KPIs, pelo botão “Novo KPI”:
A única diferença na criação do KPI é que abre um campo, logo após o nome, para selecionar em qual projeto esse KPI deve ser adicionado:
Cada usuário possui uma visualização única dessa página, que fica por conta de suas responsabilidades dos KPIs.
Etiquetas e Filtros
Na Central de Iniciativas existem algumas etiquetas que são de grande valia para identificar e filtrar os projetos dentre as várias iniciativas em execução, abaixo veremos cada uma delas.
O card do projeto, que é exibido na tela do portfólio que ele faz parte, as seguintes etiquetas são exibidas.
- O gerente do projeto tem sua foto de perfil exibida ao lado do nome do projeto.
- A data de término do projeto é exibida no card quando o projeto está “vencido”, ou seja, quando a data atual é maior que a data de término.
- Em laranja, é exibido os labels que aparecem no rodapé, eles são selecionados dentro do projeto de acordo com os filtros criados no portfólio.
- Caso haja algum KPI abaixo do previsto irá aparecer um ícone vermelho no card mostrado na tela do portfólio que este projeto pertence. Caso os KPIs estejam com o valor dentro do previsto o ícone será exibido na cor verde.
- A barra de progresso é preenchida ao passo que as tarefas do projeto vão sendo concluídas.
Já dentro do projeto, existem filtros específicos para classificar as tarefas em cada etapa.
- Data início e Data limite: Permite a filtragem das tarefas exibidas pelas suas datas de início e limite. É possível escolher uma data específica ou um período em que a data deve estar
- Responsáveis: Permite filtrar as tarefas exibidas pelos seus responsáveis.
- Etiquetas: Permite filtrar as tarefas exibidas com base nas etiquetas aplicadas. OBS: As etiquetas são criadas dentro do modal de tarefas.
- Situação: Permite filtrar as tarefas exibidas com base na situação arquivadas, concluídas, em andamento e não iniciadas, que devem ser definidas dentro do modal de tarefas.
Permissionamento de usuários
Membros
- Podem visualizar a configuração do projeto, mas não podem alterar nada.
- Podem criar, excluir e mover tarefas, inclusive tarefas criadas por outros usuários.
- Podem criar e excluir etapas, inclusive etapas criadas por outros usuários.
- Podem visualizar KPIs, mas não podem criar.
Administradores
- Tudo que os membros podem fazer;
- Podem editar a configuração do projeto, incluindo alterar o gerente, adicionar novos administradores e membros.
- Podem criar KPIs.
Gerente
- Tudo que os administradores podem fazer;
- Sua foto aparece no card do projeto dentro do portfólio.
Colaboradores Externos
- Veem e editam apenas as tarefas e KPIs nos quais estão atribuídos.
- Não visualizam o portifólio.
Conclusão
O artigo apresenta as principais funcionalidades da Central de Iniciativas: as três visualizações (Portfólios, Projetos e Tarefas), a criação e gestão de tarefas e etapas no kanban, como acessar e editar configurações de identificação do projeto (situação, datas, permissões e campos), uso de KPI's para mensuração e acompanhamento, aplicação de etiquetas e filtros para priorização e visibilidade, além dos níveis de permissionamento (Membros, Administradores, Gerente e Colaboradores Externos) que definem as ações disponíveis aos usuários.
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