Criar um fluxo de aprovação eficiente é essencial para garantir a agilidade e a organização no processo de avaliação de ideias. Neste artigo, você aprenderá como configurar um fluxo de aprovação na Central de Ideias, seja ao criar uma nova campanha ou através das configurações gerais do sistema. Apresentamos as formas de criação, o procedimento passo a passo, as opções de personalização, gamificação, campos adicionais e a personalização dos modelos de e-mail.
- Formas de Criar um Fluxo de Aprovação
- Passo a Passo para Configuração do Fluxo de Aprovação
- Opções de Personalização nas Etapas de Aprovação
- Configuração de Gamificação nas Etapas de Aprovação
- Campos Adicionais para Avaliação
- Personalização do Modelo de E-mail
- Conclusão
Formas de Criar um Fluxo de Aprovação
Existem duas formas principais de configurar o fluxo de aprovação, de acordo com o nível de abrangência desejado:
- Criar campanha personalizada: Menu de Engrenagem > Campanhas > ícone de Lápis na campanha desejada. Assim você configura o processo de aprovação apenas para a campanha selecionada, na aba Aprovação.
- Configuração geral do sistema: Menu de Engrenagem > Configuração Geral > Fluxo de aprovação padrão. Aqui você ajusta padrões que poderão ser aplicados a todas as campanhas na aba Aprovação.
Passo a Passo para Configuração do Fluxo de Aprovação
Independentemente do caminho escolhido, a sequência de ações para definir um fluxo de aprovação é a mesma. Abaixo estão os passos principais, com o propósito de cada ação e o resultado esperado.
- Definir número de etapas: planeje quantas fases o fluxo terá. Por que: determina granularidade do processo. Resultado: estrutura clara do funil de aprovação.
- Adicionar Etapa: clique em Adicionar Etapa até atingir o número desejado. Por que: cria os pontos de decisão no funil. Resultado: raias/etapas disponíveis para configuração.
- Nomear as etapas: expanda cada raia e preencha o campo Nome da Etapa com títulos descritivos. Por que: facilita identificação pelos avaliadores. Resultado: etapas com nomenclatura clara e consistente.
- Configurar responsáveis: em cada etapa, acesse o tópico 1 - Aprovação e escolha o tipo de aprovador (Gestor de Tema, Gestor de Departamento, Grupo, Aprovador por Campo Personalizado ou Elaborador). Por que: define quem irá avaliar. Resultado: fluxo com responsáveis atribuídos para cada etapa.
Tipos de aprovadores (o que cada um faz):
- Gestor de Tema: o aprovador é o gestor do tema/área para a qual a ideia foi enviada (ex.: ideia enviada ao RH é avaliada pelo gestor do RH).
- Gestor de Departamento: o aprovador é o gestor direto do elaborador da ideia (ex.: se elaborador é da TI, o gestor da TI avalia).
- Grupo: um grupo previamente criado avalia; qualquer integrante pode aprovar ou reprovar (o sistema não exige que todos votem).
- Aprovador por Campo Personalizado: define o aprovador com base em opção de um campo do formulário de envio (campo deve existir previamente e ter opções vinculadas a grupos).
- Elaborador: não há processo formal de aprovação; o próprio elaborador decide se avança ou cancela a ideia.
Opções de Personalização nas Etapas de Aprovação
Ao configurar cada etapa é possível habilitar diversas opções que impactam o comportamento do fluxo. Abaixo descrevemos cada opção, seu propósito e o efeito esperado:
- Permitir Aprovar: permite que o avaliador aprove a ideia e a envie diretamente para implantação, pulando as próximas etapas. Efeito: acelera decisões quando avaliador tem autoridade.
- Permitir Reprovar: autoriza o avaliador a reprovar e retirar a ideia do funil.
- Permitir Troca de Avaliador: possibilita trocar manualmente o aprovador durante o fluxo. Efeito: maior flexibilidade operacional.
- Aprovador pode alterar a ideia nesta etapa: permite que o aprovador edite a ideia enquanto ela estiver na etapa, sem solicitar ao elaborador.
- Elaborador pode alterar a ideia nesta etapa: permite que o autor edite a ideia durante a etapa, sem intervenção do avaliador.
- Permitir pular etapas: ao habilitar, apenas administradores de ideias e superusuários podem pular etapas; caso habilitado, o aprovador pode enviar a ideia para etapas posteriores diretamente.
- Ocultar ideias nesta etapa: esconde as ideias desta etapa dos usuários que não estão envolvidos no processo de avaliação da etapa.
- Aprovação Automática: configura SLA para aprovação/reprovação automática quando avaliadores não analisam dentro do prazo estipulado.
- Aprovação Social: define gatilhos sociais (comentários/curtidas) que influenciam a aprovação, permitindo que engajamento alimente critérios de decisão.
Configuração de Gamificação nas Etapas de Aprovação
No tópico Gamificação você pode associar recompensas em pontos e/ou moedas para autores e, opcionalmente, para avaliadores. As configurações possíveis incluem:
Cenários de atribuição de pontuação:
- Ao avaliar a etapa: pontuação dada por avaliação, podendo ser em modo Avaliação emitida (a cada avaliação) ou Avaliação validada (quando a avaliação é validada).
- Na aprovação da ideia: pontuação concedida quando um avaliador aprova a ideia.
- Na implantação da ideia: pontuação concedida quando a ideia é implantada.
| Observação: é possível criar campos adicionais a serem preenchidos pelos avaliadores para centralizar informações relevantes. Esses campos podem ser configurados como obrigatórios ou opcionais. |
Campos Adicionais para Avaliação
No tópico Campos Adicionais você pode criar campos que avaliadores devem preencher ao registrar uma avaliação. Objetivo: centralizar análises e facilitar relatórios. Configure cada campo como obrigatório ou opcional conforme necessidade da sua campanha.
Personalização do Modelo de E-mail
No tópico Modelo de E-mail é possível alterar o template enviado a autores e elaboradores em diversos eventos (aprovação, reprovação, progresso). Ao editar o template, verifique as variáveis disponíveis para garantir que o e-mail contenha informações corretas sobre a ideia e etapa.
Conclusão
Para montar um fluxo de aprovação eficiente, escolha entre configurar o fluxo por campanha (Menu de Engrenagem > Campanhas > editar) ou por padrão global (Menu de Engrenagem > Configuração Geral > Fluxo de aprovação padrão). Defina o número de etapas, nomeie-as de forma clara, atribua os tipos de aprovadores adequados (Gestor de Tema, Gestor de Departamento, Grupo, Aprovador por Campo Personalizado ou Elaborador) e ajuste as opções de personalização (aprovação direta, reprovação, troca de avaliador, edição por aprovador/elaborador, pular etapas, ocultar ideias, aprovação automática e aprovação social). Considere também gamificação para engajar autores e avaliadores, crie campos adicionais para padronizar informações de avaliação e personalize os modelos de e-mail verificando variáveis e realizando testes antes da publicação. Essas práticas garantem um processo mais ágil, transparente e adequado ao seu cenário organizacional.
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