Este artigo tem como objetivo esclarecer o fluxo de ideias para Administradores de Ideias, Superusuários e Aprovadores de Etapas, explicando de forma simples e acessível. Você encontrará aqui definição das fases das ideias, descrição do papel dos avaliadores, diferenças entre as ações disponíveis (cancelar, reprovar e excluir), como identificar ideias que aguardam avaliação e verificações a serem feitas quando um grupo não está recebendo ideias. Use os tópicos abaixo para facilitar a navegação.
- O que é um fluxo de aprovação?
- O que é um avaliador de etapa?
- Quais são as fases de uma ideia em um fluxo de aprovação?
- Qual a diferença entre cancelar, reprovar e excluir uma ideia?
- Como sei que a ideia está em espera de avaliação?
- Por que meu grupo não está recebendo ideias para avaliar?
O que é um fluxo de aprovação?
Um fluxo de aprovação é o processo definido para uma campanha. As Ideias são criadas por usuários (os Elaboradores) e enviadas para uma Campanha Ativa, sendo avaliadas conforme a configuração do fluxo. O propósito do fluxo é organizar etapas e responsáveis para identificar as ideias que melhor se alinham ao objetivo da campanha, garantindo avaliações detalhadas e consistentes.
O funcionamento básico é o seguinte: ao enviar uma ideia, ela entra no fluxo de aprovação que contém Etapas e Responsáveis pré-definidos. Dependendo da configuração do fluxo, a ideia poderá:
- Avançar para a próxima Etapa quando aprovada;
- Ser reprovada, encerrando seu percurso no fluxo;
- Ser aprovada e direcionada para Implantação, quando aplicável.
Em suma, o fluxo de aprovação é uma configuração pré-estabelecida em uma campanha ativa que permite receber, classificar e encaminhar ideias conforme critérios e responsáveis definidos pela organização. Se quiser saber como criar um fluxo de aprovação em uma campanha, consulte: Como criar o fluxo de aprovação da sua campanha? – AEVO Suporte. Para mais detalhes sobre como enviar uma ideia, consulte: Como enviar uma ideia? – AEVO Suporte.
Ilustração de ideia submetida a um fluxo de aprovação.
O que é um avaliador de etapa?
Um Avaliador de Etapa pode ser um Gestor de Tema, Gestor de Departamento, Grupo ou um usuário definido por um Campo Personalizado Lista. O avaliador é responsável por analisar as ideias que chegam à etapa específica e decidir seu destino (aprovar, reprovar, encaminhar para implantação ou avançar para a próxima etapa).
Efeitos das ações do avaliador:
- Reprovar: encerra a ideia no fluxo e registra-a como reprovada;
- Aprovar: permite que a ideia avance ou seja direcionada para implantação, conforme configuração;
- Encaminhar: envia a ideia para a próxima etapa, onde outro avaliador a analisará;
- Ações adicionais: dependendo das permissões, o avaliador pode acionar funcionalidades extras disponíveis na interface de avaliação.
Exemplo de botões que podem aparecer na tela de avaliação, conforme configuração do fluxo.
| Observação: Superusuários e Administradores de Ideias possuem permissões além das de um Avaliador de Etapa e podem executar ações como Reprovar e Aprovar sem precisar ser o avaliador pré-definido. Todas as ações ficam registradas no Histórico da ideia. |
Quais são as fases de uma ideia em um fluxo de aprovação?
Dependendo da configuração da campanha, as ideias podem passar por diferentes estados e etapas. Abaixo estão os principais estados descritos de forma objetiva, com o propósito de facilitar a identificação do que cada um representa e o efeito esperado após cada ação.
Em elaboração
Neste estado, o Elaborador está construindo a ideia. O elaborador pode optar por Cancelar a ideia antes do envio; ao fazer isso, a ideia receberá o Status Cancelada e não seguirá para avaliação.
Botão disponível ao elaborador para cancelar a ideia antes do envio.
Exclusão
A Exclusão pode ser realizada a qualquer momento por Superusuários ou Administradores de Ideias. Essa ação remove a ideia definitivamente da plataforma, sem possibilidade de reversão.
A exclusão remove a ideia permanentemente da plataforma.
Em Aprovação
Quando a ideia chega a uma etapa com avaliador definido (por exemplo, Triagem), ela fica Em Aprovação, aguardando análise do responsável da etapa. O responsável pode reprovar ou enviar a ideia adiante.
Aprovada
O estado Aprovada indica que a ideia atendeu aos critérios do avaliador e seguirá conforme a configuração do fluxo (próxima etapa ou encaminhamento para implantação).
Em implantação / Validação da implantação / Implantada
Existem três estados relacionados à implantação:
- Em implantação: a ideia está aguardando que o responsável pela implantação registre a execução;
- Validação da implantação: disponível apenas se a campanha estiver configurada para essa etapa; indica que a implantação foi feita e aguarda confirmação;
- Implantada: quando a ideia concluiu o fluxo e sua execução foi confirmada.
Tela ilustrativa do fluxo de implantação da ideia.
Para detalhes sobre a configuração da etapa de validação, consulte: Como configura a etapa Validação da Implantação?
Qual a diferença entre cancelar, reprovar e excluir uma ideia?
A seguir, as diferenças entre as três ações mais confundidas por novos usuários. Entender cada uma evita decisões que possam remover informação importante da plataforma.
1º tópico - Cancelar a ideia
Enquanto a ideia estiver em Em elaboração, o Elaborador pode optar por Cancelar a ideia. Essa ação é acessível apenas ao elaborador e só antes do envio; após o cancelamento, a ideia ficará registrada com o Status Cancelada e não seguirá para avaliação.
2º tópico - Reprovar a ideia
A Reprovação é feita por um avaliador durante o fluxo de aprovação, quando a ideia já foi enviada e está sendo analisada. Ao reprovar, o avaliador encerra a ideia no processo de aprovação, porém a ideia permanece registrada no sistema como reprovada, permitindo histórico e análises posteriores.
3º tópico - Excluir a ideia
Excluir remove permanentemente a ideia da plataforma. Essa ação pode ser feita por Superusuários ou Administradores de Ideias em qualquer estado da ideia e não é reversível.
| Observação: Recomendamos reprovar as ideias que não atendem aos critérios de avaliação, adicionando uma análise explicativa para fornecer feedback ao autor. Se houver grande volume de ideias para reprovar, entre em contato com o suporte para auxílio. |
Como sei que a ideia está em espera de avaliação?
Para verificar se uma ideia aguarda avaliação, acesse a página de Pendências Gerais. Nessa página estão listadas todas as ideias com pendências; aplicando filtros específicos, você pode visualizar apenas as ideias que aguardam avaliação. O propósito dos filtros é localizar rapidamente o que precisa ser analisado e priorizar o trabalho dos avaliadores.
Exemplo da página Pendências Gerais onde é possível aplicar filtros para avaliações.
Dica: Se tiver dúvidas sobre os estados das ideias, revise os tópicos deste artigo referentes às fases e ao papel dos avaliadores para facilitar o uso dos filtros na página de Pendências Gerais.
| Observação: Para ver suas pendências, utilize a página Minhas Pendências. Se você é um Superusuário e precisa conferir todas as pendências da plataforma, utilize a página Pendências Gerais. |
Por que meu grupo não está recebendo ideias para avaliar?
Quando não há ideias atribuídas a um grupo, verifique pontos de configuração do fluxo e atribuições de temas, conforme descrito a seguir. Essas verificações ajudam a identificar se o problema é de configuração, de encaminhamento por tema ou simplesmente ausência de envios.
1º tópico - Verificando o Grupo na edição da campanha
Confirme qual grupo está definido na etapa da campanha: acesse ícone de engrenagem > Campanhas > localize a campanha > clique no lápis de edição. Na aba Aprovação, expanda a etapa em questão e verifique qual grupo está sinalizado. Se o grupo não estiver correto, atualize para o grupo desejado.
2º tópico - Verificando se o tipo de aprovação é Gestor de Tema
Se a etapa estiver configurada para aprovação por tema, a seleção do tema feita pelo elaborador pode direcionar a ideia para um grupo específico. Para confirmar, identifique o tema selecionado pelo elaborador e verifique o responsável do tema em ícone de engrenagem > Tema. Caso o gestor do tema seja um grupo, acesse ícone de engrenagem > Grupo e confirme os membros atribuídos.
3º tópico - Verifique se o Gestor do Tema foi alterado
Em ícone de engrenagem > Temas, confirme se houve alteração no gestor do tema. Caso o gestor tenha sido alterado, as ideias (novas e, dependendo da opção, antigas) podem ter sido redirecionadas ao novo gestor, justificando o comportamento observado.
4º tópico - Verifique o envio de ideias e pendências
Um motivo comum para ausência de pendências em um grupo é a simples falta de envios recentes. Verifique a página Pendências Gerais. Além disso, quando um membro do grupo assume a avaliação de uma ideia, a pendência fica apenas para esse membro e não para todo o grupo — o que pode fazer parecer que ninguém no grupo tem pendências.
Conclusão
Este artigo explicou o que é um fluxo de aprovação, o papel do Avaliador de Etapa e os principais estados de uma ideia (Em elaboração, Em aprovação, Aprovada, Em implantação, Validação da implantação e Implantada). Diferenciamos as ações de Cancelar, Reprovar e Excluir, indicamos como identificar ideias que aguardam avaliação pela página Pendências Gerais e listamos verificações para quando um grupo não recebe ideias (confirmação do grupo na etapa, tipo de aprovação por tema, alteração do gestor do tema e ausência de envios). Lembre-se de que Superusuários e Administradores de Ideias possuem permissões ampliadas e que todas as ações ficam registradas no histórico da ideia.
Artigos relacionados: